合同管理模板与审核要点.docVIP

通用合同管理模板与审核要点

一、适用业务场景

采购与供应链：原材料采购、设备采购、服务外包等合作合同的拟定与管理；

销售与市场：产品销售、渠道代理、市场推广等业务合同的规范；

合作与联营：项目合作、技术协作、合资经营等联合协议的制定；

服务与咨询：咨询服务、技术服务、人力资源外包等服务类合同的管理；

租赁与资产：办公场地租赁、设备租赁、知识产权许可等资产相关协议。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同起草前准备

明确需求与目标

业务部门需清晰界定合作目的、核心条款（如标的、价格、期限）及双方权利义务，形成《合同需求说明书》；

涉及金额较大或复杂业务时，需组织法务、财务、业务部门召开需求评审会，保证条款无遗漏。

收集合作方资质信息

核实合作方主体资格：营业执照（需在有效期内，经营范围与合同内容匹配）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约人非法定代表人）；

特殊行业需额外提供资质证明（如食品行业需《食品经营许可证》，建筑行业需《建筑业企业资质证书》）。

参考历史模板与法规

优先使用企业标准化合同模板，避免重复起草；

保证条款符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求（如涉及数据业务，需遵守《数据安全法》）。

（二）合同条款起草

基础信息填写

合同编号：按企业规范编制（如“年份-部门-序号”，例如“2024-采-001”）；

合同名称：明确合同性质（如“采购合同”“技术服务合同”），避免使用“协议”“约定”等模糊表述；

双方主体信息：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人（或授权代表）姓名（用号代替，如“张”）、联系方式。

核心条款约定

标的描述：清晰写明产品/服务的名称、规格、型号、数量、质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定的技术参数）；

权利义务：分条款列明双方履约内容（如供货时间、验收标准、服务范围）、保密义务、知识产权归属等；

价格与支付：明确金额（大小写一致）、计价方式（固定单价/总价）、支付条件（如“验收合格后30日内支付”）、账户信息（开户行、户名、账号）；

履约期限与地点：约定合同起止时间、履行具体地点（如“甲方办公地址”“乙方生产场地”）；

违约责任：明确违约情形（如延迟交货、质量不达标）及对应的违约金计算方式（不超过实际损失的30%）、赔偿范围；

争议解决：优先约定协商解决，协商不成可选择诉讼或仲裁（明确管辖法院或仲裁机构，如“甲方所在地人民法院”）；

生效条件：自双方签字盖章之日起生效，或约定特定条件（如“审批通过后生效”）。

附件补充

技术参数表、验收标准、分阶段交付计划等作为附件，与具有同等法律效力，需在中注明“附件详见X”。

（三）合同审核

业务部门初审

审核条款是否与业务需求一致，标的、数量、价格等关键信息是否准确，履约能力是否匹配。

法务部门复审

重点审核法律合规性：条款是否违反法律法规、是否存在歧义、违约责任是否明确、争议解决方式是否有效；

修改模糊表述（如“尽快”“合理时间”需明确具体期限）。

财务部门会签

审核金额、支付方式是否符合财务制度，发票类型（如增值税专用发票）及开具时间是否约定明确。

最终审批

涉及重大金额（如超过企业规定限额）或重要合作项目，需提交企业管理层审批，审批通过后方可签订。

（四）合同签订与归档

签订规范

合同一式多份（如双方各执一份，财务、法务部门留存备案），每份均需加盖合同专用章或公章（骑缝章）；

签字人需为法定代表人或授权代表（需提供授权委托书原件），签字日期需与盖章日期一致。

分发与归档

签订后3个工作日内，将合同原件分发给相关部门（业务部门留存执行，财务部门留存付款依据，法务部门留存备案）；

电子版合同需加密存储，按“合同编号-名称-签订日期”分类归档，保存期限不少于合同终止后5年。

三、通用合同模板框架

合同编号

合同名称

签订日期

甲方信息

单位名称

统一社会信用代码

地址

法定代表人

联系方式（电话）

乙方信息

单位名称

统一社会信用代码

地址

法定代表人/授权代表

联系方式（电话）

合同标的

标的名称

规格型号/服务内容

数量

权利义务

甲方义务

乙方义务

价格与支付

合同总金额（大写）

小写

支付方式

□一次性支付□分期支付（请注明节点）

账户信息

开户行：

户名：

履约期限

起始日期：

截止日期：

违约责任

甲方违约责任

乙方违约责任

争议解决

□协商解决□诉讼（甲方所在地法院）□仲裁（仲裁机构名称）

生效条件

□双方签字盖章生效□审批通过后生效□其他：

附件清单

1.

2.

其他约定

甲方（盖章）：

法定代表人/授权代表签字：

乙方（盖章）：

法定代表人/授权代表签字：

四、关键风险提示与注意事项

主体资格审查

避免与无独立法人资格的分支机构（如分公司）签约，确需签约时应要求提供总公司授权书；

合作方为自然人时，需核实证件