合同管理与审查标准工具集.docVIP

合同管理与审查标准工具集

一、适用业务场景

本工具集适用于企业日常经营中各类合同的起草、审查、签署、履行及归档管理全流程，具体场景包括但不限于：

业务合作签约：与供应商、客户、合作伙伴签署买卖、服务、技术开发等合同时保证条款合规、权责清晰；

内部审批流转：跨部门（如业务、法务、财务、风控）协同审查合同，统一标准并留痕管理；

风险防控：针对合同标的、金额、履行期限等关键要素进行风险排查，规避法律、财务及运营风险；

合同履约跟踪：对合同履行进度、付款节点、违约情况等进行动态监控，保证权益实现；

新员工培训：作为标准化教材，帮助法务、业务人员快速掌握合同管理核心要点及审查技巧。

二、标准化操作流程

合同管理审查需遵循“需求收集-起草-审查-审批-签署-履行-归档”的全流程管控，各环节操作规范

1.合同需求收集与明确

责任主体：业务部门（如销售部、采购部）、需求发起人（如业务经理*）

操作内容：

（1）业务部门与合作方初步沟通后，填写《合同需求说明书》，明确合作背景、交易目的、核心诉求（如标的物规格、服务标准、付款方式、交付期限等）；

（2）财务部门对涉及金额、付款节点、税务条款等内容进行财务可行性评估；

（3）法务部门对合作主体资格（如营业执照、授权委托书）、交易合法性等提出初步指导意见。

输出成果：《合同需求说明书》（需业务、财务、法务三方确认签字）。

2.合同起草

责任主体：业务部门（主导）、法务部门（指导）

操作内容：

（1）依据《合同需求说明书》，使用公司标准合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》）起草文本；

（2）非标合同需明确合同名称、编号、签约主体信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等核心条款；

（3）引用法律法规或行业规范时，需注明最新有效的法律文件名称及条款（如“依据《_________民法典》第五百零九条”）。

输出成果：《合同（初稿）》（含电子版及纸质版签字页）。

3.多维度审查

责任主体：业务部门（初审）、法务部门（法律审查）、财务部门（财务审查）、风控部门（风险审查，必要时）

操作内容：

（1）业务初审：审查合同内容是否与《合同需求说明书》一致，标的、数量、交付节点等业务信息是否准确，合作方背景（如履约能力、信誉）是否满足要求；

（2）法务审查：重点审查合同主体资格（是否具备相应民事行为能力）、条款合法性（如是否存在“霸王条款”）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖约定是否明确）；

（3）财务审查：审查金额计算是否准确、付款条件与公司财务政策是否冲突、税费承担约定是否合规、发票开具要求是否明确；

（4）风控审查（重大项目或高风险合同）：评估合同履行可能的市场风险、政策风险、信用风险，并提出风险缓释措施。

输出成果：《合同审查意见表》（各审查部门需明确意见为“通过”“修改后通过”或“不通过”，并具体说明修改内容及理由）。

4.合同审批与定稿

责任主体：业务部门负责人、法务负责人、分管副总（根据合同金额及重要性分级审批）

操作内容：

（1）业务部门汇总各审查部门意见，修改《合同（初稿）》并形成《合同（修订稿）》；

（2）按审批权限逐级提交审批（如10万元以下合同由业务负责人及法务负责人审批，10万元以上需分管副总审批）；

（3）审批通过后，最终定稿为《合同（签署稿）》，打印纸质版（一式X份，根据签约方数量确定）。

5.合同签署与用印

责任主体：授权签约人（需提供《授权委托书》）、行政部（用印管理）

操作内容：

（1）授权签约人（如业务经理*）核对《合同（签署稿）》内容无误后，与合作方共同签字盖章；

（2）签署完成后，行政部检查签字笔迹是否清晰、印章是否清晰（合同骑缝章需齐全），并在《合同用印登记表》中记录用印日期、合同编号、份数等信息；

（3）合同签署后3个工作日内，将原件扫描存档，并将其中一份原件交业务部门保管。

6.合同履行与跟踪

责任主体：业务部门（履约主体）、财务部门（付款监督）

操作内容：

（1）业务部门建立《合同履行跟踪表》，记录履行进度（如交付时间、验收情况）、付款节点、对方履约情况等；

（2）发觉对方违约（如延迟交付、质量不达标）时，及时发函催告并保留证据，必要时启动争议解决程序；

（3）财务部门依据合同约定的付款条件审核付款申请，保证付款与履约进度匹配。

7.合同归档与复盘

责任主体：行政部（归档管理）、法务部门（复盘分析）

操作内容：

（1）合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、审批文件、审查意见表、履行记录等资料移交行政部；

（2）行政部按“一合同一档”原则编号归档，电子档存储于指定服务器，纸质档存放于档案室（保存期限不少于合同履行结束后5年）；

（3）法务部门每季度对合同审查及履行情况进行复