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企事业单位会议记录模板及规范

一、适用会议类型与范围

例行会议（如周例会、月度工作会、季度总结会）；

专题工作会议（如项目推进会、问题研讨会、政策解读会）；

决策类会议（如预算审议会、战略规划会、人事任免会）；

临时性会议（如突发事件协调会、跨部门对接会）。

二、会议记录全流程操作指南

（一）会前筹备与准备

明确会议核心目标

会议发起部门需提前确定会议目的（如“讨论Q3销售目标分解方案”“解决XX项目进度滞后问题”），梳理核心议题，避免议题发散。

根据议题重要性排序，合理分配各议题讨论时间（如总时长2小时会议，核心议题建议分配1-2小时）。

确定参会人员及分工

主持人：负责把控会议节奏、引导议题讨论、总结决议；

记录人：提前熟悉模板，准备记录工具（电脑/纸质记录本），明确需重点记录的内容（如关键意见、争议点、行动项）；

发言人：各议题负责人提前准备汇报材料（PPT、数据报表等），保证内容简洁聚焦。

提前3天发送会议通知，明确时间、地点、议程及需准备的资料，并提醒参会人员提前阅读相关材料。

准备会议物资与环境

保证会议室设备正常（投影仪、麦克风、会议软件），测试网络环境；

准备会议签到表、模板空白表格、笔、饮用水等物资；

若为线上会议，提前测试会议软件功能，告知参会人员会议及注意事项。

（二）会议中的记录要点

记录基础信息

会议名称：需完整规范（如“XX公司2024年Q3销售目标分解专题会”）；

时间：精确到分钟（如“2024年6月15日14:00-16:30”）；

地点：线下会议需写具体会议室（如“总部3楼第一会议室”），线上会议需注明平台（如“腾讯会议”）；

主持人、记录人姓名（用“”代替，如“主持人：经理”“记录人：*助理”）；

参会人员：列出实际参会者姓名及部门（如“市场部：主管、专员；财务部：会计”），注明缺席人员及原因（如“研发部经理因出差缺席”）。

按议题顺序记录讨论内容

每个议题单独记录，注明“议题一：XX问题讨论”“议题二：XX方案审议”；

记录发言时，需标注发言人身份（如“*总监：建议将线上推广预算占比提升至30%，以提升年轻用户触达率”），避免笼统记录为“大家认为……”；

重点记录“关键意见”（如反对理由、补充建议）、“争议焦点”（如“关于预算分配，A部门与B部门存在分歧”）、“共识结论”（如“最终确定线上推广预算占比25%”）；

对技术性内容或数据需准确记录（如“项目当前完成进度为65%，较计划滞后5天”），避免模糊表述（如“进度差不多”）。

记录决议与行动计划

决议需明确“做什么、谁负责、何时完成”：

示例：“决议：由市场部*主管牵头，7月20日前完成线上推广方案细化，并提交财务部审核。”

若会议未形成决议，需注明“待定事项”及后续安排（如“待*总反馈意见后，下次会议再讨论”）。

记录其他临时性事项

如会议中提出的需后续跟进的非议题相关事项（如“请行政部补充会议室投影设备采购清单”），可在“其他事项”栏单独记录。

（三）会议后的整理与归档

及时整理记录内容

会议结束后24小时内完成记录初稿，保证信息准确、逻辑清晰；

对模糊表述（如“尽快处理”）需补充具体时间（如“6月30日前完成”），对未明确的事项需与主持人或相关参会人员确认。

审核与确认

将初稿提交主持人审核，重点核对决议事项、责任人及完成时间是否准确；

涉及多个部门的决议，需请相关部门负责人签字确认（电子版可通过邮件/企业确认，纸质版需手写签字）。

归档管理

电子版记录：按“年份-月份-会议名称”格式命名（如“2024-06-XX公司Q3销售目标分解专题会记录”），存储至企业共享文件夹或指定档案系统，保存期限不少于3年；

纸质版记录：使用A4纸打印，左侧装订，标注“秘密”“内部”等密级（如需），交由行政部统一存档；

归档后，记录人需在档案系统中登记归档日期及查阅权限。

跟踪决议落实情况

记录人需在决议完成时间前3天提醒责任人，并在完成后更新“决议执行情况表”；

对于未按时完成的决议，需及时向主持人反馈，并记录延期原因及新完成时间。

三、会议记录模板表格

XX企事业单位会议记录

会议基本信息

会议名称

时间

年月日时分至时分

地点

（线下会议室/线上会议平台）

主持人

记录人

参会人员

（列出姓名及部门，用“”代替，如“市场部：主管、*专员”）

缺席人员及原因

（如“研发部*经理：出差”）

会议类型

（例会/专题会/决策会/临时会）

会议议程

1.议题一：2.议题二：3.议题三：

议题讨论记录

议题一：

（如“Q3销售目标分解方案讨论”）

讨论内容

?发言人（部门/职务）：观点1（具体建议、数据支撑）?发言人（部门/职务）：观点2（补充/反对意见，理由）?争议焦点：?共识结论：

议题二：

（如“XX项目进度滞后问