业主档案目录模板.docxVIP

业主档案目录模板

一、业主基本信息

1.1业主姓名

1.2房号/单元号

1.3身份证复印件（或其他有效身份证明文件复印件）

1.4联系电话（固定电话/移动电话）

1.5电子邮箱（如提供）

1.6通讯地址（如与物业地址不同）

1.7紧急联系人信息（姓名、关系、联系电话）

1.8业主照片（近期一寸免冠照片，可选）

二、物业产权信息

2.1房屋权属证明复印件（如房产证、购房合同等）

2.2房产面积（建筑面积、套内面积）

2.3房屋用途（住宅/商用/办公）

2.4产权取得方式（购买/继承/赠与/其他）

2.5产权共有人信息（如有，需提供共有人姓名、身份证复印件、份额等）

2.6按揭银行信息（如有按揭）

三、入住及相关协议信息

3.1入住通知书复印件

3.2收楼验收表及相关记录

3.3物业服务协议（复印件或签署页）

3.4临时管理规约/管理规约（签署页）

3.5装修管理协议及装修申请表（如有装修）

3.6消防安全责任书（如适用）

四、租户信息（如适用）

4.1租户姓名

4.2租户身份证复印件

4.3租赁合同复印件

4.4租户联系电话及紧急联系人

4.5业主授权委托书（同意出租及委托物业进行管理的相关事项）

4.6租户照片（近期一寸免冠照片，可选）

五、物业服务与沟通记录

5.1报修与维修记录（日期、事项、处理结果、经办人）

5.2投诉与建议记录（日期、内容、处理结果、反馈情况）

5.3费用缴纳记录（物业费、水电费、停车费等，可附缴费凭证复印件或摘要）

5.4业主大会/业主委员会相关通知及回执（如有）

5.5重要事项告知记录（如停水停电通知、社区活动等，可记录告知方式及时间）

5.6其他沟通记录（电话、面谈、书面等方式的重要沟通内容摘要）

六、其他重要信息

6.1车辆信息（车牌号、车型、颜色，如有）

6.2宠物信息（品种、数量，如有，需遵守养宠规定）

6.3特殊需求或备注（如业主特殊健康状况、服务偏好等，需业主同意方可记录）

6.4授权委托信息（除租户授权外的其他授权，如授权他人代为办理特定事务）

七、档案管理信息

7.1档案建立日期

7.2档案管理员

7.3档案借阅记录（日期、借阅人、事由、归还日期）

7.4档案更新记录（重要信息变更的更新日期及内容摘要）

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使用说明及注意事项：

1.动态更新：业主档案并非一成不变，应根据实际情况及时更新，确保信息的准确性和时效性。特别是联系方式、租户信息等易变动内容。

2.保密性：业主档案包含大量个人隐私信息，物业管理方应建立严格的档案管理制度，确保档案资料的安全与保密，严禁无关人员查阅或泄露。

3.分类存放：建议使用档案盒或文件夹按户分类存放，并在盒/夹外部标注业主姓名及房号，便于快速查找。

4.电子档案：有条件的物业企业可建立电子档案系统，与纸质档案互为备份，便于管理和查阅。电子档案同样需注意数据安全和备份。

5.规范性：归档文件应力求整洁、完整，复印件需清晰。重要记录应有相关人员签字确认。

6.个性化调整：本目录为通用模板，各物业服务企业可根据自身管理需求、小区规模及特点进行适当增删或调整。例如，对于商业物业，可能需要增加更多关于营业执照、经营范围等方面的信息。

7.法律合规：档案的建立、管理和使用应符合相关法律法规要求。

通过建立和完善上述业主档案目录，物业管理工作将更具条理性和针对性，从而更好地为业主提供优质、高效的服务，共同营造和谐美好的居住环境。