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合同管理制度

一、总则

为规范公司合同管理，防范与控制合同风险，保障公司合法权益，提高经营效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中与外部法人、其他组织或自然人之间订立、履行、变更、解除及终止各类合同、协议等法律文件的全过程管理。

合同管理遵循“依法合规、权责明确、分级管理、全程监控、防范风险”的原则。公司各部门及全体员工在从事合同行为时，均须遵守本制度规定。

二、组织与职责

公司合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。

（一）公司管理层

负责审定公司重大合同管理策略，审批超出部门权限的重大合同，协调解决合同管理中出现的重大问题。

（二）法务部门（或指定负责合同管理的部门）

作为公司合同管理的归口部门，主要职责包括：

1.拟定和完善公司合同管理制度及相关流程；

2.参与公司重大合同的谈判、评审，并提供法律支持；

3.审核合同的合法性、合规性、完整性和严密性，提示法律风险；

4.管理公司合同标准文本，根据需要组织修订或制定；

5.监督、检查各部门合同管理制度的执行情况；

6.协助处理合同纠纷，参与相关的调解、仲裁或诉讼活动；

7.组织合同管理培训，提升员工合同风险意识和管理水平。

（三）业务部门

作为合同的发起和履行部门，对合同的真实性、必要性、可行性及合同履行负直接责任，主要职责包括：

1.负责合同相对方的资信调查与评估，确保合作方具备相应履约能力；

2.发起合同立项，提出合同需求，负责合同谈判的具体事宜；

3.负责合同文本的初步拟定（如无标准文本），确保合同内容真实反映谈判结果，符合业务实际需求；

4.按照审批流程提交合同进行审核、审批；

5.负责合同的履行，跟踪合同履行情况，及时报告履行中出现的问题；

6.负责合同相关资料的收集、整理、归档，并配合法务部门处理合同纠纷。

（四）财务部门

负责对合同的经济性、付款方式、税务影响等进行审核，参与合同款项的支付审批，监控合同资金风险。

三、合同管理流程

（一）合同的发起与谈判

业务部门在开展业务活动需要订立合同时，应首先对合作方进行必要的资信调查，包括但不限于工商信息、经营状况、履约能力、商业信誉等。调查情况应形成书面记录。

合同谈判应遵循公平、互利、等价有偿的原则，明确双方的权利义务。重要合同的谈判，应有法务部门人员参与。谈判过程中应注意留存相关记录。

（二）合同文本的拟定

合同文本应优先选用公司发布的标准合同文本。无标准文本的，由业务部门根据谈判结果拟定，或要求对方提供合同草案。

拟定合同应做到条款齐全、内容具体、表述清晰、权责明确。合同一般应包含以下主要条款：当事人的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。

（三）合同的审核与审批

1.部门审核：业务部门负责人对合同的业务真实性、必要性、谈判结果的准确性及合同文本的初步合规性进行审核。

2.法务审核：法务部门（或指定人员）对合同的法律风险进行审核，包括合同主体资格、内容合法性、条款完整性、权利义务平衡性、违约责任明确性、争议解决方式适当性等。

3.财务审核：财务部门对合同的付款条件、金额、税务处理、发票开具等财务相关条款进行审核。

4.审批：经上述审核通过后，合同按照公司规定的审批权限和流程，报请相关领导审批。审批人应根据其职责和权限，对合同进行审慎审查并签署明确意见。

（四）合同的签署

合同经最终审批通过后，方可签署。签署时应注意：

1.核对合同文本与审批通过的版本是否一致，有无未经授权的修改。

2.确保合同相对方签字盖章的真实性、合法性。自然人应亲笔签名并注明日期；法人或其他组织应加盖公章（或合同专用章），并由其法定代表人或授权代表签字。

3.公司对外签署合同，应加盖公司合同专用章。合同专用章的使用和管理应符合公司印章管理规定。

4.合同签署应一式多份，确保各方当事人均持有完整的合同文本。

（五）合同的履行

合同生效后，业务部门为履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面履行己方义务，并积极督促对方履行合同义务。

在合同履行过程中，业务部门应建立台账，跟踪记录履行情况，包括但不限于货物交付、服务提供、款项支付、验收等关键节点。

如发现对方可能或已经发生违约行为，或出现不可抗力等影响合同履行的情况，业务部门应立即采取应对措施，并及时向法务部门及公司领导报告。

（六）合同的变更与解除

合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议的审核、审批流程参照原合同执行。

单方面解除合同的，应确保符合合同约定或法律规定的解除条件，并书面通知对方。

（七）合同的归档

合同履行