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办公环境清洁及办公设施保养记录清单模板

一、适用范围与应用场景

日常清洁管理：记录办公区域（如工位、会议室、茶水间、走廊等）的日常清洁频次、执行情况及问题反馈；

设施定期保养：跟踪办公设备（如空调、打印机、饮水机、照明灯具等）的保养周期、操作内容及效果评估；

责任落实与考核：明确清洁与保养工作的执行人、验收人，为绩效考核提供依据；

合规与审计：满足企业内部管理规范或外部环境审计对清洁保养记录的存档要求。

二、模板使用流程详解

（一）前期准备：明确职责与计划

确定责任分工：由行政部门（或后勤部门）牵头，根据办公区域划分和设施类型，指定专人负责清洁与保养工作（如保洁人员负责日常清洁，设施管理员负责设备保养），并在模板中填写执行人姓名（用“”代替，如“保洁员”“设施管理员*”）。

制定清洁保养计划：结合办公环境实际需求，明确各区域/设施的清洁频次（如每日1次、每周1次）和保养周期（如空调滤网每季度更换1次、打印机每半年深度清洁1次），将计划作为模板填写的依据。

（二）填写记录清单：按规范逐项记录

基础信息录入：在表格“日期”栏填写当日清洁/保养工作的具体日期（格式：YYYY-MM-DD）；“区域/设施”栏填写具体位置或设备名称（如“办公区A区”“3号会议室空调”“前台饮水机”）。

项目与执行情况记录：

“清洁/保养项目”栏：根据计划填写具体操作内容，如“地面拖擦”“桌面消毒”“空调滤网更换”“打印机硒鼓清理”等；

“执行人”栏：由实际操作人员签字（用“”代替，如“”）；

“完成情况”栏：勾选“合格”或“不合格”，若不合格需在“问题描述”栏简要说明（如“地面有污渍未清理”“空调制冷效果差”）。

问题与处理记录：若工作中发觉问题或需跟进事项，需在“问题描述”栏详细记录，并在“处理措施”栏填写处理方案（如“已联系维修人员*”“明日重新清洁”）及完成时限。

（三）审核与确认：保证工作到位

现场验收：执行人完成清洁/保养工作后，由区域负责人或指定验收人（如“行政主管”“部门经理”）现场检查，确认是否符合标准。

签字确认：验收人在“验收人”栏签字（用“*”代替），对记录的真实性和有效性负责；若不合格，需在“备注”栏注明整改要求及再次验收时间。

（四）存档与追溯：定期整理归档

月度汇总：每月末由行政部门汇总当月记录清单，按区域或设施类型分类整理，形成月度清洁保养报告。

长期保存：记录清单需保存至少1年，以备查阅或审计；电子版可存档至企业共享文件夹，纸质版需装订成册并标注存档期限。

三、记录清单模板表格

日期

区域/设施

清洁/保养项目

执行人

完成情况（合格/不合格）

问题描述（如有）

处理措施（如有）

验收人

备注（如整改时限）

2024-03-01

办公区B区

工位桌面消毒、地面吸尘

保洁员*

合格

-

-

行政主管*

-

2024-03-01

2号会议室

白板擦拭、座椅归位、垃圾清理

保洁员*

不合格

垃圾未分类

当日下午重新分类清理

行政助理*

17:00前完成

2024-03-02

4楼茶水间

微波炉内部清洁、台面消毒

保洁员*

合格

-

-

行政主管*

-

2024-03-02

销售部打印机

硒鼓清理、卡纸故障排查

设施管理员*

合格

卡纸已清除

-

销售主管*

-

2024-03-03

空调（1层）

滤网更换、出风口清洁

设施管理员*

合格

滤网已更换为新的

-

后勤经理*

下季度保养周期：6月

四、使用规范与重要提示

（一）记录真实性与及时性

填写记录需如实反映当日工作情况，不得漏填、虚填；发觉问题后需立即处理并记录，避免拖延。

日期、执行人、验收人等信息需完整，保证每项工作可追溯至具体责任人。

（二）问题处理与闭环管理

对“不合格”项或问题描述，需明确处理措施、责任人和完成时限，并在备注栏标注整改结果（如“已整改合格”）；

同一问题反复出现时，需分析原因并调整清洁保养计划（如增加频次、更换清洁工具等）。

（三）责任落实与考核挂钩

行政部门需定期（如每月）对记录清单进行复盘，结合完成情况、问题处理效率等对执行人、验收人进行绩效考核；

新员工入职时，需接受模板使用培训，保证规范操作。

（四）信息保密与存档安全

记录清单中涉及的人员信息、设施故障等内容需妥善保管，仅限授权人员查阅，不得对外泄露；

电子版存档需设置访问权限，纸质版存档于专用文件柜，避免丢失或损坏。