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企业合同评审与履行记录模板

一、适用范围与核心价值

二、操作流程详解

（一）合同接收与初步登记

合同提交：业务部门（如采购部、销售部）拟制合同后，将合同文本（含附件）提交至合同管理部门（如法务部或综合管理部），并填写《合同基本信息表》（见模板表格1），明确合同名称、对方主体、合同金额、签订背景等基础信息。

初步审核：合同管理部门核对合同文本完整性（是否包含双方签字盖章页、附件是否齐全）、基础信息与《合同基本信息表》是否一致，并录入合同管理系统，分配唯一合同编号（格式：年份-部门-序号，如2024-采-001）。

（二）多部门联合评审

评审启动：合同管理部门根据合同类型，组织相关部门开展评审，核心参与部门包括：

法务部门：审核合同条款合法性、合规性，重点关注违约责任、争议解决、知识产权等条款；

财务部门：审核付款方式、税费承担、财务数据准确性，评估企业现金流影响；

业务部门：审核技术参数、交付标准、履约期限等业务条款的可行性；

风控部门（如有）：评估合同履行中的潜在风险（如对方履约能力、市场波动等）。

意见反馈：各部门在收到合同后2个工作日内，填写《合同评审意见表》（见模板表格2），明确修改建议及风险提示，反馈至合同管理部门。

意见汇总与修订：合同管理部门汇总各部门意见，与业务部门共同协商修订合同文本，形成《合同评审汇总表》（见模板表格3），明确最终评审结论（通过/需补充材料/不通过）。

（三）合同审批与签订

审批流程：根据合同金额及重要性，履行分级审批（示例）：

金额≤10万元：业务部门负责人审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元：总经理审批。

审批通过后，由合同管理部门在《合同审批表》（见模板表格4）中签署审批意见。

合同签订：审批通过的合同，由法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章，同时督促对方单位完成签字盖章手续。合同文本原件至少一式两份（双方各执一份），合同管理部门留存复印件并归档。

（四）履行过程跟踪与记录

履行计划制定：合同签订后3个工作日内，业务部门根据合同条款制定《合同履行计划表》（见模板表格5），明确各阶段履约内容、时间节点、负责人及交付成果。

阶段性记录：业务部门在履行过程中，实时填写《合同履行记录表》（见模板表格6），记录以下信息：

履行阶段（如预付款支付、货物交付、验收、质保服务等）；

履行时间、实际完成情况；

参与人员、验收结果（如有验收报告，需注明报告编号）；

异常情况（如延迟履行、质量争议等）及处理措施。

沟通协调：履行过程中出现问题时，业务部门需及时与对方沟通，形成书面沟通记录（如邮件、会议纪要），并抄送合同管理部门备案。

（五）合同履行完毕与归档

履约确认：合同全部履行完毕后，业务部门收集对方出具的《履约确认函》（模板表格7），确认双方权利义务已结清。

档案归档：合同管理部门将合同文本、评审资料、履行记录、确认函等资料整理成册，按合同编号分类归档，保存期限不少于合同履行结束后5年。

三、模板表格

表1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

签订日期

签订地点

对方单位名称

对方统一社会信用代码

对方联系人及职务

联系方式

我方业务部门

我方负责人

合同总金额

币种

合同类型（□采购□销售□服务□其他）

履行期限

付款方式

主要标的物/服务内容

附件清单（□技术协议□报价单□其他______）

备注

表2：合同评审意见表

合同编号

评审部门

评审人

评审日期

评审内容

□合法性□合规性□财务风险□业务可行性□其他______

具体意见（可附页）：

修改建议：

□同意

□需修改以下内容：__________________________

□不同意，理由：__________________________|

评审人签字：|

表3：合同评审汇总表

合同编号

合同名称

评审日期

参与评审部门

法务部□财务部□业务部□风控部□其他______

各部门评审意见摘要：

法务部：__________________________

财务部：__________________________

业务部：__________________________|

最终评审结论：

□通过，按原条款签订

□通过，修订后签订（修订内容见附件）

□不通过，理由：__________________________|

汇总人：|审批人：|

表4：合同审批表

合同编号

合同名称

合同金额

业务部门负责人意见：

签字：______日期：______

分管副总意见（如需）：

签字：______日期：______|

总经理意见（如需）：

签字：______日期：______|

审批结论：

□同意签订

□需补充______后再审批

□不