会议纪要与行动项跟进表.docVIP

通用会议纪要与行动项跟进表工具指南

一、适用场景与价值

本工具适用于各类工作会议的场景，包括但不限于团队周例会、项目推进会、跨部门协调会、问题复盘会、阶段性目标对齐会等。通过系统化记录会议核心信息与待办事项，可实现三大核心价值：一是保证会议讨论的决议、结论有据可查，避免信息遗漏或歧义；二是明确行动项的责任主体、时间节点与交付标准，推动任务落地；三是形成可追溯的跟进管理闭环，提升团队协作效率与执行力，尤其适合需要多角色配合、长期跟进的工作项目。

二、使用流程详解

1.会前：基础准备与信息同步

明确会议目标与议程：会议发起人需提前1-2天确定会议主题（如“Q4产品需求评审会”）、核心目标（如“明确下一版本功能优先级及开发排期”），并梳理会议议程（建议不超过5项核心议题，避免发散），通过邮件或即时通讯工具同步给所有参会人。

收集背景材料（可选）：若议题涉及数据、方案或问题背景，提前将相关材料（如用户调研报告、原型图、问题清单）发给参会人，保证大家对讨论基础有统一认知。

指定记录人与跟进人：会议主持人需指定专人担任记录人（负责实时记录讨论要点、决议与行动项），跟进人可由记录人兼任或另指定，主要负责后续行动项的进度跟进与提醒。

2.会中：精准记录与关键信息提取

记录会议基础信息：在模板中实时填写会议名称、时间、地点（或线上会议）、主持人、记录人、参会人员（用“”代替真实姓名，如、*），以及缺席人员及原因（若有）。

按议程记录讨论内容：逐项记录每个议程的讨论要点，重点标注不同参会人的核心观点、分歧点及最终达成的共识（避免记录流水账，提炼关键结论）。例如：“针对‘用户登录功能优化’，提出增加第三方登录（/），赵六建议优先保障账号安全，最终决议：优先开发登录，安全优化同步进行，下周五前出技术方案”。

提取行动项核心要素：对讨论中明确的待办任务，单独记录为“行动项”，必须包含以下要素：

任务描述：清晰说明“做什么”（避免“尽快处理”“跟进一下”等模糊表述，需具体到动作，如“完成用户登录功能接口开发”）；

负责人：明确唯一责任人（用“”代替，如），避免多人负责导致推诿；

截止日期：精确到“年-月-日”（如“2023-10-20”），若需阶段性成果，可补充“里程碑节点”；

优先级：根据紧急与重要性标注“高/中/低”（如“高：影响版本上线进度”）；

交付物/标准：明确任务完成的验收标准（如“提交接口开发文档及测试通过报告”）。

3.会后：整理分发与归档

24小时内完成纪要初稿：记录人根据会议记录整理会议纪要，包含“会议基本信息”“议程讨论与决议”“行动项清单”三部分，保证语言简洁、逻辑清晰，重点突出决议与行动项。

参会人确认与修订：将初稿发送给所有参会人，标注“请于[时间]前确认信息无误，若有补充或修订请反馈”，避免信息遗漏或理解偏差。

正式分发与归档：确认无误后，通过邮件或共享文档正式分发纪要（抄送相关领导或项目干系人），并将纪要（含修订版）按“会议名称-日期”格式归档至团队共享文件夹（如企业网盘、项目管理工具），方便后续查阅。

4.跟进：动态管理与闭环跟进

建立行动项跟进表：以会议纪要中的“行动项清单”为基础，创建动态跟进表（可使用Excel、飞书文档、钉钉表格等工具），每周更新“完成状态”（如“未开始/进行中/已完成/延期”）、“实际完成日期”“备注”（如延期原因、遇到的问题）。

定期提醒与反馈：跟进人需在行动项截止日期前2天通过即时通讯工具或邮件提醒负责人；对于高优先级行动项，建议每日同步进度；若遇延期，负责人需提前说明原因及预计完成时间。

会议前回顾与复盘：每次新会议开始前，用5-10分钟回顾上次会议未完成的行动项，明确当前状态与下一步计划，形成“会议-行动-跟进-复盘”的闭环管理。

三、模板结构与示例

会议纪要与行动项跟进表（模板）

会议基本信息

内容

会议名称

Q4产品需求评审会

会议时间

2023年10月10日14:00-16:00

会议地点/线上

3号会议室/（腾讯会议：X-X-X）

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、、赵六、*孙七

缺席人员及原因

无

议程讨论与决议|议程项：用户登录功能优化方案讨论讨论要点：1.：当前登录流程复杂，用户流失率高，建议增加第三方登录（/）；2.赵六：第三方登录需考虑账号绑定与数据安全，建议优先保障安全机制；3.孙七：用户调研显示，70%用户倾向登录，建议优先接入。决议：1.优先开发登录接口，同步优化账号安全校验流程；2.下周五（10月20日）前，输出登录技术方案，*赵六输出安全优化方案。|

行动项清单

任务描述

负责人

截止日期

优先级

交付物/标准

完成状态

备注

输出登录技术方案

完成登录接口开发方案（含流程图、风险评估）

*

2023-10-20

高

技术方案