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通用型合同管理模板及审查清单

一、适用范围与常见应用场景

二、标准化操作流程指南

第一步：需求发起与合同类型确认

发起人：业务部门负责人或项目经办人（如经理）。

操作内容：根据合作需求（如采购原材料、委托设计服务等），明确合同类型、合作方基本信息、核心诉求（如标的物规格、服务周期、付款方式等），填写《合同需求申请表》（见附件1），经部门负责人审批后启动合同起草。

关键点：需确认合作方是否具备履约能力（如营业执照、资质证书），避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签约。

第二步：合同起草与模板调用

起草人：法务专员或业务经办人（如专员）。

操作内容：

根据合同类型调用对应模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），优先使用企业标准化模板；

按模板要求填写核心条款（见“三、核心模板框架与填写指引”），重点明确双方权利义务、标的详情、违约责任等；

起草完成后，内部自查条款完整性、逻辑性，保证无歧义或遗漏。

关键点：避免直接套用模板而不结合具体业务需求，需根据项目特殊性补充个性化条款（如定制化产品的验收标准）。

第三步：多部门联合审核

审核部门：法务部、财务部、业务部门及分管领导。

审核职责：

法务部：审查合同合法性（如是否符合法律法规、是否存在无效条款）、条款严谨性（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定清晰）；

财务部：审查付款方式、税费承担、开票信息等财务条款是否合规，评估资金风险；

业务部门：确认标的物/服务内容、交付标准、履约周期等业务需求是否准确；

分管领导：审核合同整体是否符合企业战略及成本控制要求。

输出成果：各部门填写《合同审核意见表》（见附件2），起草人根据意见修改后再次审核，直至无异议。

第四步：合作方确认与磋商

对接人：业务经办人（如主管）。

操作内容：将审核通过的合同版本发送至合作方，同步反馈审核意见（如需修改付款节点或补充违约条款），双方通过书面函件（如邮件、盖章扫描件）确认修改内容，最终达成一致。

关键点：重大条款变更（如金额、履行期限）需重新履行内部审核流程，避免口头承诺。

第五步：签署与用印管理

签署人：法定代表人或授权代表人（需提供《授权委托书》）。

操作内容：

双方加盖合同专用章或公章（骑缝章需覆盖所有页码）；

签署后3个工作日内，原件由行政部统一归档，电子版同步至合同管理系统；

涉及外文的，需附中文译本并注明“以中文版本为准”。

关键点：严禁先履行后补签合同，或使用未经备案的印章签署。

第六步：履行跟踪与归档管理

责任人：业务部门+法务部。

操作内容：

履行跟踪：业务部门按合同约定跟进履约进度（如交付验收、付款确认），发觉对方违约时及时书面通知并固定证据（如验收报告、催函）；

归档要求：合同正本、审批文件、签署函件、履约凭证等一并归档，保存期限不少于合同终止后5年（涉及诉讼的保存至诉讼结束）。

三、核心模板框架与填写指引

（一）合同基本信息表

项目

填写内容

合同名称

明确合同性质，如“产品采购合同”“项目技术服务合同”

合同编号

按企业规则编制，如“CG-2024-X”（采购合同）、“FW-2024-X”（服务合同）

签署地点

双方签署合同的具体城市（如“北京市海淀区”）

签署日期

年/月/日（与实际签署日期一致）

甲方（需求方）

名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（电话/联系人，无需邮箱）

乙方（合作方）

名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（电话/联系人，无需邮箱）

合同标的

简述核心内容（如“采购型号设备100台”“提供系统开发服务”）

合同金额

大写+小写（如：人民币伍万元整￥50,000.00），明确是否含税及税率

履约期限

起止时间（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）或关键节点（如“交付期30日历天”）

（二）核心条款模板（以服务合同为例）

条款类型

内容要求

服务内容与标准

详细列明服务范围、交付成果（如“提供《市场分析报告》，含数据采集、模型构建、结论建议三部分”）、验收标准（如“通过甲方3方评审，无重大数据偏差”）

双方权利义务

甲方：提供资料、配合验收、按时付款；乙方：按标准履约、保守秘密、保证成果原创性

付款方式

分期付款需明确节点（如“签约付30%+中期验收付50%+质保期满付20%”），账户信息需乙方盖章确认

违约责任

约定违约金比例（如“逾期付款按日万分之三支付违约金”）或损失赔偿范围，明确“一方违约导致合同解除的，违约方需赔偿对方直接损失”

争议解决

优先约定“由甲方所在地人民法院诉讼管辖”，避免“仲裁”除非双方明确同意

保密条款

明保证密范围（如“技术资料、客户信息”）、保密期限（如“合同终止后3年”）及违约责任

不可抗力

定义不可抗力事件（如自然灾害、政策变更），约定通知义务及部分/全部免责情形

四、风险