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合同档案管理规定

第一章总则

1.制定目的

为了加强公司合同档案的科学管理，保证合同档案的完整性、准确性和安全性，便于合同档案的利用和维护，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司及所属各部门在经营管理活动中签订的各类合同、协议等文件的档案管理工作。

3.管理原则

（1）集中统一管理原则。公司合同档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责接收、整理、保管和提供利用。

（2）完整性原则。合同档案应包括合同签订、履行过程中的所有相关文件，确保档案的内容完整。

（3）安全性原则。采取必要的安全措施，保证合同档案的物理安全和信息安全，防止档案的损毁、丢失和泄露。

（4）方便利用原则。在保证档案安全的前提下，方便公司各部门和人员对合同档案的查询和利用，提高工作效率。

第二章合同档案管理的组织与职责

1.档案管理部门职责

（1）制定和完善公司合同档案管理制度，并组织实施。

（2）负责接收各部门移交的合同档案，进行整理、分类、编号、装订和上架保管。

（3）建立合同档案检索系统，方便档案的查询和借阅。

（4）对合同档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。

（5）按照规定的程序和要求，对到期的合同档案进行鉴定和销毁。

（6）为公司各部门提供合同档案的查询、借阅和利用服务，并做好相关记录。

2.合同承办部门职责

（1）负责合同的起草、审核、签订等工作，并确保合同内容的合法性、完整性和准确性。

（2）在合同签订后，按照本规定的要求，及时将合同及相关文件整理齐全，移交档案管理部门。

（3）负责合同履行过程中相关文件的收集、整理和保管，并在合同履行完毕后，将完整的合同履行档案移交档案管理部门。

（4）协助档案管理部门进行合同档案的整理、分类和编号工作。

（5）根据工作需要，向档案管理部门查询和借阅合同档案，并按照规定办理相关手续。

3.法务部门职责

（1）对合同的合法性进行审核，提供法律意见和建议。

（2）参与合同纠纷的处理，提供法律支持和服务。

（3）协助档案管理部门对涉及法律诉讼的合同档案进行管理和维护。

第三章合同档案的收集

1.收集范围

（1）合同正式文本及附件。包括合同的正本、副本，补充协议、变更协议等相关文件。

（2）合同审批文件。如合同审批表、领导批示等。

（3）合同签订过程中的往来函件、传真、电子邮件等。

（4）合同履行过程中的相关文件。如货物交付凭证、验收报告、付款凭证、发票等。

（5）合同纠纷处理文件。如仲裁裁决书、法院判决书、调解书等。

（6）其他与合同有关的重要文件。

2.收集要求

（1）合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同正本[X]份及相关文件移交档案管理部门。如有特殊情况不能按时移交的，应向档案管理部门说明原因，并在规定的期限内完成移交。

（2）移交的合同档案应齐全、完整、准确，文件材料应按照时间顺序排列，字迹清晰，签字盖章齐全。

（3）对于合同履行过程中产生的文件，合同承办部门应及时收集、整理，并在合同履行完毕后[X]个工作日内，将完整的合同履行档案移交档案管理部门。

第四章合同档案的整理与分类

1.整理原则

（1）遵循合同档案的形成规律，保持文件之间的有机联系。

（2）便于保管和利用，按照一定的分类方法和编号规则进行整理。

2.分类方法

（1）按照合同的性质和类型进行分类。如买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同等。

（2）在每一类合同下，按照签订时间的先后顺序进行排列。

3.编号规则

合同档案编号采用“年度+合同类型代码+顺序号”的方式，具体如下：

（1）年度：采用公元纪年，如2024年表示为“2024”。

（2）合同类型代码：根据合同的性质和类型，制定相应的代码，如买卖合同代码为“MT”，租赁合同代码为“ZL”等。

（3）顺序号：按照合同签订时间的先后顺序，从001开始依次编号。

例如，2024年签订的第20份买卖合同的编号为“2024MT020”。

4.装订要求

（1）合同档案应采用线装或胶装的方式进行装订，装订应牢固、整齐，不得有脱页、散页等现象。

（2）装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。

（3）对于较大的文件，如图纸、图表等，应进行折叠或裱糊，使其大小与其他文件一致。

第五章合同档案的保管

1.保管条件

（1）档案管理部门应设置专门的合同档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等安全设施。

（2）库房内的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。

（3）档案库房应保持清洁卫生，定期进行打扫和消毒。

2.保管方式

（1）合同档案应按照分类和编号的顺序，存放在档案柜或档案架上。

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