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项目会议制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国企业内部控制基本规范》及行业相关准则，结合集团母公司关于强化专项风险防控的指导意见，以及本公司为规范项目管理流程、提升决策效率、防控运营风险而提出的内部管理需求，制定本制度。旨在通过明确会议管理要求，确保项目决策的科学性、合规性与时效性，实现资源优化配置与业务目标达成。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在项目立项、执行、复盘等全生命周期中涉及会议活动的组织、参与及管理。覆盖范围包括但不限于业务决策类会议、风险评估类会议、跨部门协调类会议、项目启动类会议及阶段评审会议等场景。

第三条本制度下列核心术语含义如下：

（一）“XX专项管理”指公司围绕特定业务领域（如研发、采购、市场等）实施的系统性风险防控与合规治理活动，包括政策解读、流程设计、风险识别、处置整改等闭环管理。

（二）“XX风险”指在项目活动过程中可能引发质量偏差、成本超支、进度延误、合规瑕疵或资产损失的潜在不确定性因素，需通过会议机制进行前瞻性识别与管控。

（三）“XX合规”指公司所有项目活动必须严格遵循国家法律法规、行业规范及内部规章制度的要求，确保决策行为的合法性与合理性。

第四条XX专项管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖：确保所有项目活动均纳入会议管理范畴，不遗漏关键决策节点；

（二）责任到人：明确各层级会议组织者、参与者及决策者的权责边界；

（三）风险导向：优先聚焦重大风险事项，通过会议机制实现分级管控；

（四）持续改进：基于复盘结果动态优化会议流程与管控标准。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对XX专项管理承担第一责任，负责审批专项管理制度框架及重大风险决策事项；分管领导承担直接责任，统筹专项管理日常工作，督导落实会议管理要求。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括各主要业务领域负责人及内控合规部门代表。领导小组负责统筹协调专项管理重大事项，审批年度管控计划，开展监督评价，确保制度有效执行。

第七条领导小组下设专项管理办公室（由内控合规部牵头），具体职能包括：

（一）统筹制定与修订专项管理制度；

（二）统筹开展专项风险排查与评估；

（三）监督考核各部门专项管理落实情况；

（四）组织专项培训与合规宣贯。

第八条牵头部门职责：

（一）项目管理部：负责项目会议的统筹规划，制定会议计划模板，监督会议决议执行；

（二）内控合规部：负责专项领域合规标准的制定与审查，提供合规咨询；

（三）财务部：负责资金审批权限的界定与会议流程嵌入。

第九条专责部门职责：

（一）业务部门：负责本领域项目风险的日常识别，组织专业评审会议；

（二）技术部门：提供项目技术方案的专业论证支持；

（三）法律顾问：参与重大合同的合规审查会议。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）落实专项管理要求，开展项目风险评估；

（二）组织本层级项目会议，确保记录完整；

（三）执行会议决议，定期报送落实情况。

第十一条基层执行岗责任：

（一）签署岗位合规承诺书，确保操作符合标准；

（二）主动上报异常风险事项，提供完整证据链；

（三）参与会议时如实反映情况，不隐瞒问题。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条会议组织规范：

（一）项目启动会议需包含立项依据、预算测算、风险清单等要素，形成会议纪要并分发给相关部门；

（二）跨部门协调会议应明确牵头部门及时间节点，决议事项需经多方签字确认；

（三）风险评审会议须邀请外部专家参与时，提前获取资质证明材料。

第十三条决策审批标准：

（一）项目预算超X万元需通过部门负责人会议审议，超X万元需报领导小组审批；

（二）采购类会议需严格审查供应商资质，禁止关联交易利益输送；

（三）招标会议应采用随机抽取方式确定评标专家，全程录音录像。

第十四条禁止性行为：

（一）严禁在未经合规审查的情况下启动项目；

（二）严禁在会议中泄露商业秘密或客户敏感信息；

（三）严禁通过会议形式进行违规拆分招标或转包分包。

第十五条风险防控要点：

（一）技术类项目需在会议中明确知识产权保护条款，评估第三方技术输入风险；

（二）采购类会议应重点审查供应商的交付能力与合规记录，建立负面清单；

（三）市场类项目需评估政策变动风险，会议决议需留档备查。

第十六条特殊场景要求：

（一）境外项目需适配当地法律法规，会议记录需双语存档；

（二）应急项目启动会议应在X小时内完成，决议事项同步报备；

（三）联合开发项目需建立联席会