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培训机构档案管理制度

第一章总则

1.1制度定位

档案是培训机构在招生、教学、教研、行政、财务、人事、安全、品牌宣传等活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。科学、规范、可持续的档案管理，是机构合规运营、风险防控、知识沉淀与品牌增值的核心支撑。本制度以“全生命周期、全业务场景、全介质覆盖”为管理原则，以“谁形成、谁负责、谁归档”为责任原则，以“可用、可信、可追溯”为质量原则，适用于本机构总部、各分校、合资公司、合作项目及临时办学点。

1.2管理目标

（1）100%覆盖：所有办学活动产生的应归档材料，纳入统一制度管辖，杜绝“私人保管”“体外循环”。

（2）99.9%可用：档案调阅响应时间≤5分钟，电子档案系统年可用率≥99.9%。

（3）零丢失：实体档案年丢失率=0，电子档案采用“3-2-1”备份策略（3份副本、2种介质、1份异地）。

（4）合规增值：5年内通过档案利用产生直接经济效益≥年度管理成本的120%，并支撑至少3项政府专项申报、品牌认证或诉讼胜诉。

1.3职责边界

董事会：审批档案管理战略、年度预算及重大信息化投入。

校长：发布档案管理政策，任命档案管理责任人（ADO），并将其KPI纳入年度绩效考核。

ADO（档案管理责任人）：统筹制度修订、权限分配、培训督导、系统运维、销毁审批、合作方审计。

部门负责人：对本部门形成材料的完整性、真实性、及时性负第一责任，指定兼职档案员（PA）对接ADO。

全体员工：遵循“日清月结”要求，在业务系统或纸质表单中实时留存痕迹，禁止擅自销毁、涂改、带离。

外部合作方（外教、外包打印、营地基地等）：签署《档案安全保密协议》，接受现场飞行检查，违约按合同额10%计罚。

第二章归档范围与分类表

2.1一级类目（8大类）

A教学档案

B学员档案

C教职员档案

D行政后勤档案

E财务资产档案

F市场品牌档案

G法务合规档案

H特殊载体档案（实物、声像、电子数据库）

2.2二级类目示例（节选）

A01课程体系研发记录（含需求调研、原型图、评审表、迭代记录）

A02教研活动记录（备课、说课、公开课、评课、磨课视频）

A03教学检查与评估（督学报告、家长开放日反馈、随堂测原始成绩单）

B01学员报名登记表（含健康声明、监护人身份证、特殊体质说明）

B02学员成绩与成长档案（阶段测评、作品、教师评语、素质雷达图）

B03学员退费、转班、投诉及闭环处理记录

C01招聘与录用审批（JD、简历、面试评价表、背景调查、Offer）

C02绩效考核与晋升记录（指标库、打分表、结果确认邮件）

C03离职交接清单（工牌、系统账号、钥匙、课程资料移交）

D01印章使用与外借登记

D02校区安全巡检与隐患整改记录

E01政府补贴到账与使用台账

E02固定资产卡片与盘点差异表

F01广告投放排期与验收报告

F02媒体采访原素材及剪辑版

G01合同正本及续签补充协议

G02诉讼、仲裁、行政处罚卷宗

H01电子数据库备份日志（时间戳、哈希值、恢复演练报告）

H02奖杯、锦旗、合作纪念品（实物拍照+定位存放）

2.3不归档范围

（1）纯事务性通知：如“今日午餐菜单”“临时停水通知”。

（2）重复件：如外部分支机构抄送且内容完全一致的文件，仅保留主送件。

（3）草稿：未体现最终决策或结果的草拟稿，除非有重要批示痕迹。

（4）私人信件：员工私人快递、与业务无关的明信片。

第三章载体与版本管理

3.1纸质载体

（1）纸张：80g木浆复印纸，PH≥7.5，无荧光增白剂；热敏纸禁止永久保存。

（2）书写：碳素笔、激光打印，禁止使用铅笔、红笔、易褪色马克笔。

（3）幅面：A4为主，超大幅面图纸折叠成A4并加装无酸纸封套。

（4）装订：不锈钢订书钉或棉线三孔一线，禁用塑料抽杆夹；超过3cm厚度采用分册编号。

3.2电子载体

（1）格式：文本类PDF/A-2b，音频FLAC，视频MP4（H.264），照片RAW+JPEG双格式。

（2）命名：YYYYMMDD_部门代码_一级类目_关键词_版本号，例AD_B02_张小明_成长报告_V03。

（3）元数据：必填11项（标题、责任人、创建时间、修改历史、保密级别、开放范围、存储路径、哈希值、版权归属、适用校区、销毁日期）。

（4）版本控制：任何修改均需“另存为新版本”，原文件锁定只读；系统保留差异日志，支持一键回溯。

3.3实物载体

奖杯、教材样书、教具原型、学员手工艺品等，采用“拍照+RFID+定位贴”三重标识，照片上传系统，实物入防潮