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合同管理标准

一、适用业务场景

业务合作类：如供应商采购合同、经销商合作协议、渠道拓展合同等；

服务提供类：如咨询服务合同、技术服务合同、外包服务合同等；

项目执行类：如工程建设合同、研发项目合同、委托加工合同等；

其他类：如保密协议、授权使用合同、租赁合同等。

二、合同管理全流程操作指引

1.合同发起与起草

责任主体：业务部门负责人或经办人（如经理、专员）；

操作内容：

（1）明确合作双方基本信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

（2）确定合同核心要素：合作标的（产品/服务名称、规格型号）、数量、质量标准、履行期限（起始/结束时间）、交付方式、验收标准、合同金额（含单价、总价、币种）、付款方式（预付款、进度款、尾款比例及支付节点）、违约责任（违约金计算方式、赔偿范围）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）；

（3）参考模板起草合同文本，保证条款无歧义、符合法律法规要求；

（4）内部审核：业务部门负责人确认业务真实性、财务部门审核金额及付款条款、法务部门审核法律风险。

2.合同评审与修订

责任主体：业务部门、财务部门、法务部门、分管领导；

操作内容：

（1）组织评审会议（或线上流程），各部门针对职责范围内条款提出修改意见；

（2）根据评审意见修订合同文本，重点核查：

权利义务是否对等，是否存在单方面限制条款；

违约责任是否明确，是否覆盖核心风险点；

付款条件、交付时间等关键节点是否可量化、可执行；

（3）修订完成后，由发起人汇总最终版本，确认各方无异议。

3.合同签署与用印

责任主体：法定代表人或授权代理人、行政部（用印管理）；

操作内容：

（1）双方签署：保证签字人具有合法授权权限（需提供授权委托书），签字字迹清晰、日期完整；

（2）用印管理：合同文本需加盖合同专用章或公章，骑缝章完整覆盖合同页缝，用印登记表记录用印日期、份数、经办人；

（3）合同份数：正本至少2份（双方各执1份），副本根据内部需求留存（如财务、业务部门各1份）。

4.合同履行与跟踪

责任主体：业务部门经办人、财务部门；

操作内容：

（1）建立《合同履行台账》，记录合同关键节点（如预付款支付、交付进度、验收时间、尾款支付）；

（2）定期跟踪履行情况，若出现延迟履行、质量不符等问题，及时发函沟通并留存书面记录；

（3）付款审核：财务部门核对合同条款、履行凭证（如验收单、发票），保证付款节点与约定一致。

5.合同归档与查询

责任主体：行政部/档案管理员、业务部门；

操作内容：

（1）合同签署后10个工作日内，将正本、副本、评审记录、用印登记表等资料整理成册；

（2）档案分类：按合同类型（采购/服务等）、签订年度编号归档，电子档同步至管理系统；

（3）借阅管理：建立借阅登记表，注明借阅人、借阅时间、归还期限，涉密合同需经分管领导批准。

三、标准合同模板框架

以下为通用合同核心条款模板，可根据具体业务调整内容：

条款类别

条款内容

填写示例

合同双方信息

甲方（采购方）：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式乙方（供应方）：同上

甲方：有限公司统一社会信用代码：91110地址：市区路号法定代表人：总乙方：YY科技有限公司统一社会信用代码：91111地址：市区路号法定代表人：经理

合作标的

产品/服务名称、规格型号、技术参数、质量标准（可附技术协议作为附件）

产品名称：型号服务器规格型号：A2000质量标准：符合GB/T21671-2018国家标准

数量与价格

数量单位、单价（含税/不含税）、总价（大写+小写）、币种

数量：10台单价：50000元/台（含税）总价：伍拾万元整（￥500,000.00）

履行期限

开始时间、结束时间、关键节点（如交付期、验收期）

履行期限：自合同签订之日起30日内交付，交付后5个工作日内验收完毕

付款方式

分期付款比例、支付节点、账户信息（需与合同主体一致）

1.预付款：合同签订后10个工作日内，支付总金额的30%；2.尾款：验收合格后10个工作日内，支付剩余70%

验收标准

验收方式、验收依据、验收异议处理流程

验收方式：现场开箱检验+功能测试验收依据：本合同第三条约定的技术参数

违约责任

违约情形（如延迟交付、质量不符）、违约金计算方式、赔偿范围

乙方延迟交付，每逾期1日，按合同总金额的0.05%支付违约金，逾期超过15日，甲方有权解除合同

争议解决

协商/调解/仲裁/诉讼，明确管辖机构或地点

双方协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼解决

其他约定

合同生效条件（签字盖章后生效）、份数、附件清单、不可抗力条款

附件：《技术协议》《产品规格书》本合同一式肆份，甲乙双方各执贰份，具有同等法律效力

四、合同管理关键风险提示

合规性审查：合同内容不得违反《民法典》《公司法》等法律法规，禁止设置“霸王条