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行政办公文件管理工具模板指南

一、适用工作情境

二、操作流程详解

（一）文件分类与编号

明确分类标准：根据文件性质、来源及用途，划分为“综合管理类”（如公司制度、通知公告）、“业务运营类”（如合同、项目方案）、“人事行政类”（如员工档案、考勤记录）、“财务资产类”（如预算表、采购单）等一级类别；一级类别下可设二级细分（如“综合管理类”下分“制度文件”“会议文件”）。

制定编号规则：采用“部门代码-类别代码-年份-流水号”格式，例如“XZ-GL-2024-001”（XZ代表行政部，GL代表管理类，2024为年份，001为流水号）。部门代码及类别代码需提前统一编制成表，保证全公司一致。

（二）文件信息登记

填写文件登记表：对每份文件进行详细信息登记，内容需包含文件名称、编号、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、存放位置（如档案柜编号-层位）、负责人（文件保管人）、备注（如关联文件编号）。

电子与纸质同步登记：若文件同时存在纸质版和电子版，需在登记表中注明电子版存储路径（如服务器文件夹路径），并保证纸质版与电子版信息一致。

（三）文件归档与存放

整理排序：按编号顺序对文件进行排序，同一类别的文件集中存放，纸质版需去除金属夹、装订整齐，电子版需统一命名（如“编号-文件名称”）后存储至指定文件夹。

规范存放：纸质文件存入带标签的档案盒，标签注明类别及编号范围；电子文件存储需定期备份（建议每月备份一次），重要文件可加密存储。

（四）文件借阅与流转

借阅申请：借阅人需填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限及归还日期，经部门负责人审批后（涉密文件需额外经分管领导审批），方可借阅。

借阅与归还：借阅时由文件保管人核对文件信息，登记借阅人、借阅时间；归还时检查文件完整性，确认无误后登记归还时间，若文件有损坏或丢失，需按公司规定处理。

（五）文件更新与销毁

版本管理：文件内容更新时，需在原文件编号后标注版本号（如“XZ-GL-2024-001-V2”），旧版本文件可标记“作废”后单独存放，保留3个月确认无新用途后按流程销毁。

销毁审批：对超过保存期限（如制度文件保存5年、合同保存10年）或无保存价值的文件，需填写《文件销毁申请表》，经行政部及法务部（如涉及）审核，分管领导批准后，由2人以上共同监销，保证信息无法恢复，并做好销毁记录。

三、常用表单模板

表1：行政文件登记表

文件编号

文件名称

形成日期

密级

存放位置

负责人

备注（关联文件/电子路径）

XZ-GL-2024-001

2024年行政管理制度汇编

2024-01-15

内部

档案柜A-01-01

*丽

电子版：\服务器\

XZ-YW-2024-002

办公用品采购合同

2024-02-20

公开

档案柜B-02-03

*明

关联合同：XZ-YW-2023-005

表2：文件借阅申请表

借阅人

部门

借阅日期

文件名称

文件编号

借阅用途

借阅期限

归还日期

审批人

*华

市场部

2024-03-10

2024年度营销计划

XZ-YW-2024-003

制定部门季度方案

3个工作日

2024-03-13

*强

*磊

财务部

2024-03-11

办公用品采购合同

XZ-YW-2024-002

财务审计

5个工作日

2024-03-16

*静

表3：文件销毁申请表

文件名称

文件编号

形成日期

销毁原因（如：超保存期限/作废版本）

保存期限

审核部门

审批人

监销人

销毁日期

2023年考勤记录表

XZ-RS-2023-006

2023-12-31

超保存期限（规定保存2年）

2年

行政部

*峰

丽、华

2024-03-15

四、使用要点提醒

分类标准统一：文件分类及编号规则一经确定，全公司需严格执行，避免因分类混乱导致查找困难。

登记信息完整：文件登记时需保证所有字段填写准确，尤其是编号、存放位置及负责人信息，便于后续追溯。

借阅权限管控：涉密文件仅限相关部门人员借阅，借阅期限需严格控制，避免文件长期滞留在外造成风险。

定期盘点核查：每季度对档案柜及电子文件夹进行一次盘点，核对文件数量与登记表是否一致，及时发觉缺失或错位文件。

电子文件备份：电子文件需存储在公司指定服务器，禁止存于个人电脑，定期备份至外部存储设备，防止数据丢失。

销毁流程合规：任何文件销毁必须经审批流程，严禁私自丢弃或损毁，涉密文件销毁需保证纸张粉碎彻底，电子文件彻底删除并格式化存储介质。