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企业内部信息处理流程化标准化实施规范书

一、规范制定目的与意义

为规范企业内部信息处理全流程，保证信息传递的及时性、准确性与安全性，减少信息处理中的重复劳动与人为误差，提升跨部门协作效率，特制定本实施规范。通过标准化流程与表单工具，明确各角色职责，统一信息处理标准，为企业决策提供可靠的信息支撑，同时保障企业信息资产的安全与合规使用。

二、规范适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本规范适用于企业内部各类信息的处理流程，包括但不限于：

业务信息：客户资料、订单数据、项目进度报告、市场调研结果等；

管理信息：部门工作计划、会议纪要、人事变动通知、财务报销凭证（非敏感字段）等；

协同信息：跨部门协作需求、资源申请、流程审批节点等。

（二）典型应用场景

新员工入职信息处理：人事部门收集员工基本信息，同步至IT、行政等部门完成账号开通、办公设备申领等流程；

业务数据上报与审核：业务部门按月度提交销售数据，经部门负责人审核后报送财务部与管理层；

跨部门项目协作：项目发起部门提交项目立项申请，经多部门评审后，推进实施并同步进度信息；

文件归档与调阅：各类合同、报告等正式文件在完成后按规范归档，后续需调阅时通过流程申请。

三、信息处理全流程操作细则

（一）角色职责划分

角色

职责说明

信息发起人

负责信息的初始收集、整理与提交，保证信息真实、完整，填写相关表单并附必要附件。

信息审核人

负责对信息的合规性、准确性、完整性进行审核，提出明确审核意见（通过/不通过/需补充）。

信息处理人

负责执行审核通过的信息处理动作（如数据录入、文件流转、资源协调等），并反馈处理结果。

信息归档人

负责将处理完成的信息按规范分类、存储，保证可追溯、易调阅。

信息监督人

一般为部门负责人或指定专员，监督流程执行情况，协调处理流程中的异常问题。

（二）流程步骤详解

步骤1：信息发起与提交

操作说明：

信息发起人根据信息类型，选择对应的标准表单（见“四、标准化信息处理配套表单”），填写必填字段（如信息名称、类型、发起部门、紧急程度、关联事项等）；

附上必要附件（如项目计划书、数据统计表、扫描件等），保证附件命名规范（格式：“信息名称_日期_发起人”，例如：“2023年Q3销售数据*”）；

通过企业内部协同系统（如OA、钉钉、企业等）提交流程，选择下一环节审核人（若无需审核，直接跳转至步骤3）。

时间要求：信息发起需在事项发生后1个工作日内完成提交（紧急信息需在2小时内提交）。

步骤2：信息审核

操作说明：

审核人收到流程通知后，需在规定时限内完成审核（一般信息：1个工作日；紧急信息：4小时内）；

审核内容：

信息是否符合企业制度要求；

数据是否准确、逻辑是否自洽；

必要附件是否完整、命名是否规范；

流程节点选择是否正确。

审核结果处理：

通过：“同意”，流程流转至下一环节（信息处理人或归档人）；

不通过：填写不通过原因（如“数据缺失”“与制度冲突”），“驳回”，流程返回至发起人修改；

需补充：填写补充要求（如“需补充客户签字确认页”），“退回发起人”，发起人补充后重新提交。

注意事项：审核人不得无故拖延审核时间，若需延长需提前告知发起人并说明原因。

步骤3：信息处理与执行

操作说明：

信息处理人收到审核通过的信息后，根据信息类型执行对应动作：

数据类信息：录入指定系统（如ERP、CRM），保证数据格式与系统要求一致；

文件类信息：按模板格式整理（如会议纪要需包含时间、地点、参会人、决议事项等），分发至相关部门；

协同类信息：协调资源、推动任务落地，定期反馈进展（如每3日更新项目进度）。

处理完成后，在系统中填写处理结果（如“已完成数据录入”“会议纪要已分发”），并附处理证明（如系统截图、签字确认单），流转至信息归档人。

时间要求：常规信息需在收到后2个工作日内完成处理；复杂信息（如跨部门项目）需在约定时限内完成，并同步进度。

步骤4：信息归档

操作说明：

信息归档人收到处理完成的信息后，核对信息完整性（表单、附件、处理结果是否齐全）；

按信息类型分类存储（如“业务数据/销售”“管理文件/会议纪要”“项目资料/项目”），存储路径需符合企业文件管理规范（如“服务器/归档/2023/销售部/”）；

在《信息归档登记表》（见表4）中记录归档信息名称、编号、归档日期、归档人、存储路径等信息，保证可快速检索。

注意事项：电子档案需定期备份（每周一次），重要纸质档案需存入专用档案盒并标注标签。

步骤5：信息销毁（可选）

操作说明：

对于超过保存期限的信息（如普通业务数据保存2年，临时文件保存1年），由信息归档人发起销毁申请；

经部门负责人审核后，按企业保密规定进行销毁（电子数据彻底删除，纸质文件碎纸处理）；

填写《信息销毁记录表》（见表5），记录销毁信息名称