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机关单位合同管理规范指南

一、总则

（一）目的依据

为进一步规范机关单位合同管理，防范合同风险，保障国有资产安全，维护机关单位合法权益，提高行政效能和资金使用效益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及国家有关规定，结合本单位实际，制定本指南。

（二）适用范围

本指南适用于本机关单位在履行行政管理、公共服务等职能过程中，与公民、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同、协议等法律文件的管理。涉密合同管理，还应遵守国家保密法律法规的特殊规定。

（三）基本原则

机关单位合同管理应遵循以下原则：

1.合法合规原则：合同订立、履行、变更、解除等全过程必须符合法律法规、规章及政策规定。

2.权责对等原则：明确合同管理各部门、各岗位的职责权限，确保权责清晰、分工明确、层层负责。

3.风险防范原则：树立风险意识，健全风险识别、评估和应对机制，最大限度降低合同风险。

4.效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同的经济效益和社会效益最大化，注重成本控制和资源优化配置。

5.规范高效原则：优化合同管理流程，提高管理效率，保证合同管理工作规范有序进行。

二、组织领导与职责分工

（一）组织领导

机关单位应成立合同管理工作领导小组，由单位主要负责人任组长，分管负责人任副组长，相关业务部门、财务部门、法制（或负责法律事务的）部门及办公室等为成员单位。领导小组负责统筹协调合同管理工作中的重大事项，审定重要合同管理制度，研究解决合同管理中的重大问题。

（二）职责分工

1.业务承办部门：是合同订立、履行的发起和具体执行部门。负责合同项目的可行性研究、需求提出、市场调研、合作方选择（如需）、合同谈判、文本起草、履行跟踪、争议初步处理及合同资料的收集、整理和归档初审等工作。对合同的真实性、必要性、可行性及合同内容的真实性、准确性负责。

2.法制部门（或负责法律事务的部门）：负责合同的合法性审查，包括合同主体资格、内容、形式、程序的合法性，条款的完整性、严谨性，权利义务的对等性，以及风险防范措施的有效性等。提供法律咨询，参与重大合同的谈判和起草，协助处理合同纠纷。

3.财务部门：负责对合同涉及的资金来源、预算安排、支付方式、结算条款等进行财务审核，对合同履行过程中的资金支付进行审核把关，确保资金支付符合财务管理制度和合同约定。

4.办公室（或档案管理部门）：负责合同专用章的保管和使用登记，指导和监督合同档案的规范归档和管理工作。

5.其他相关部门：根据合同内容和单位职责分工，参与相应合同的审核、论证或履行工作。

三、合同的发起与立项

（一）合同立项

业务承办部门在开展对外经济活动需要订立合同时，应首先进行立项。立项需说明合同订立的背景、依据、目的、主要内容、预算安排、合作方初步选择意向等，并按规定报单位领导审批。对于重大合同或涉及重大公共利益、社会影响广泛的合同，立项前应进行充分的可行性论证和风险评估。

（二）合作方资格审查

在合同谈判和订立前，业务承办部门应对合作方的主体资格、经营范围、资质许可、履约能力、商业信誉、财务状况、知识产权状况、法律纠纷情况等进行严格审查，必要时可要求对方提供相关证明文件，并对其真实性、有效性进行核实。法制部门可给予指导。

四、合同的谈判与起草

（一）谈判准备

业务承办部门应根据立项内容和要求，制定谈判方案，明确谈判目标、主要条款、底线和策略。重大合同的谈判，应有法制、财务等相关部门人员参与。

（二）合同起草

合同文本应优先选用国家或行业发布的标准合同示范文本。没有示范文本的，由业务承办部门根据谈判结果和实际需求起草。合同起草应做到内容完整、条款明确、逻辑严谨、表述准确、权责对等。合同一般应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。

（三）禁止性规定

合同内容不得违反法律、行政法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。不得订立阴阳合同，不得在合同中约定违反廉洁自律规定的内容。

五、合同的审核与审批

（一）内部审核流程

合同文本起草完毕后，业务承办部门应填写《合同审核审批表》，连同合同草案、立项审批文件、合作方资格审查资料、谈判纪要等相关材料，依次送法制部门、财务部门及其他相关部门进行审核。各审核部门应在规定时限内出具明确的书面审核意见。

1.业务承办部门审核：对合同文本的真实性、完整性、准确性及与立项内容的一致性进行初审。

2.法制部门审核：重点审核合同的合法性、合规性、条款的严谨性和完备性、风险防范措施等。

3.财务部门审核：重点审核合同资金来源的合规性、预算匹配性、支付条款的合理性、税务处理等。

4.其他相关部门审