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企业行政采购审批与成本控制流程表

一、适用范围与业务场景

本流程表适用于企业各部门日常行政采购活动的全流程管理，涵盖办公用品、办公设备、后勤服务、固定资产采购等场景。无论是常规的文具耗材补充、办公设备更换，还是临时性会议物资、维修服务采购，均需通过标准化流程实现审批规范与成本可控，避免资源浪费、重复采购及超预算支出，保证采购活动符合企业行政管理制度与成本控制目标。

二、流程操作步骤详解

第一步：需求提出与初步审核

责任主体：采购申请人（各部门行政对接人）、部门负责人

操作内容：

申请人根据部门实际需求，填写《行政采购需求表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间等信息，并附必要的需求说明（如设备采购需注明使用场景、配置要求等）。

部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，确认是否为必需采购、是否存在替代方案（如内部调配、租用代替购买等），审核通过后在《需求表》签字确认，提交至行政部。

输出物：《行政采购需求表》（部门负责人签字版）

第二步：供应商选择与询价比价

责任主体：行政部采购专员、申请人

操作内容：

行政部收到《需求表》后，根据采购类别（如标准化办公用品、非标设备、服务类）启动供应商选择流程：

标准化物品（如文具、耗材）：从企业合格供应商库中筛选至少3家供应商进行询价；

非标物品/服务：需公开询价或邀请至少3家合格供应商提供报价单，报价单需包含详细规格、单价、服务条款、交付周期等。

采购专员汇总各供应商报价，对比价格、质量、服务、信誉等要素，形成《询价比价分析表》，明确推荐供应商及理由，提交审批。

输出物：《询价比价分析表》（含供应商报价单复印件）

第三步：采购申请正式提交

责任主体：行政部采购专员、申请人

操作内容：

采购专员根据《询价比价分析表》，填写《行政采购申请单》，补充采购项目明细、预算金额（预估总价≤预算上限）、推荐供应商信息、附件清单（需求表、比价表等）。

申请人核对《采购申请单》信息无误后，与行政部共同提交至审批部门。

输出物：《行政采购申请单》（完整版）

第四步：分级审批与权限管控

责任主体：部门负责人、行政部负责人、财务部、分管领导/总经理

操作内容：

审批流程根据采购金额分级执行，保证权责清晰：

小额采购（≤5000元）：部门负责人→行政部负责人→财务部审核；

中等金额采购（5000元-2万元）：部门负责人→行政部负责人→财务部→分管领导；

大额采购（＞2万元）：部门负责人→行政部负责人→财务部→分管领导→总经理。

各审批环节需在2个工作日内完成，重点审核：需求合理性、预算合规性、供应商选择规范性、价格合理性。审批通过后，申请单流转至行政部；驳回时需注明原因，退回申请人调整。

输出物：《行政采购申请单》（各级审批签字版）

第五步：合同签订与订单下达

责任主体：行政部采购专员、法务（如需）、供应商

操作内容：

审批通过后，行政部根据采购金额与风险等级确定是否签订合同：

金额≤5000元：可直接下达《采购订单》，明确双方权利义务；

金额＞5000元：需签订正式采购合同，条款包括标的物详情、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等，法务部门审核合同条款。

采购专员将订单/合同盖章后送达供应商，同时将副本分发至财务部、申请人部门备案。

输出物：《采购订单》或《采购合同》（签字盖章版）

第六步：采购执行与验收确认

责任主体：供应商、行政部采购专员、申请人、部门负责人

操作内容：

供应商按订单/合同约定交付物品/服务，采购专员核对交付物与订单信息是否一致（数量、规格、型号等），确认无误后组织验收：

标准物品：申请人现场清点测试，确认功能正常；

设备/服务：需联合使用部门、行政部共同验收，填写《验收确认单》，注明验收结果、存在问题及整改要求。

验收不合格时，供应商需在约定时间内更换或整改，复验合格后方可进入下一流程。

输出物：《验收确认单》（验收方签字版）

第七步：付款结算与成本登记

责任主体：财务部、行政部采购专员

操作内容：

采购专员将《验收确认单》《采购申请单》《合同/订单》《付款申请表》等材料提交财务部，财务部核对单据完整性、合规性及与合同条款的一致性。

审核无误后，财务部按企业付款流程办理结算，付款后标注“已付款”状态。

行政部在《行政采购成本台账》中登记本次采购的实际支出、预算执行情况，分析差异原因（如价格波动、数量调整等），形成成本控制反馈。

输出物：《付款申请表》《行政采购成本台账》（更新版）

第八步：资料归档与流程闭环

责任主体：行政部、财务部

操作内容：

行政部负责整理本次采购全流程资料（需求表、比价表、申请单、合同、验收单、付款凭证等），按时间顺序编号归档，保存期限不少于3年；财务部同步将付款凭证与采购资料关联存档，保证可追溯。

输出物：采购档案（完整资料汇