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职业卫生档案与职业健康监护档案管理制度(5篇)

第一篇

第一章档案建立

1.1建档范围

凡在本单位工作场所内产生职业病危害因素的岗位，均须同步建立职业卫生档案与职业健康监护档案。前者聚焦作业环境，后者聚焦劳动者个体，两套档案既独立又互补，实行“一岗一档、一人一档、一年一卷”原则。

1.2建档节点

新项目在试运行前30日完成首版档案；现有项目每年第一季度完成上一年度档案更新；岗位调整、工艺变更、设备大修、原辅材料替换等情形发生后15日内完成补充建档。

1.3建档主体

职业卫生档案由职业卫生管理科牵头，生产、技术、设备、采购、仓储、人力资源等部门按职责提供原始记录；职业健康监护档案由人力资源部牵头，职业健康检查机构、工会、劳动者本人共同参与。

1.4建档载体

同步建立纸质卷宗与电子数据库。纸质卷宗使用250克牛皮纸档案盒，盒脊标注“年度—部门—岗位—档案类别—顺序号”；电子数据采用SQLServer架构，字段设置符合《职业卫生档案管理规范》附录A要求，并自动备份至异地容灾机房，RPO≤15分钟。

第二章档案内容

2.1职业卫生档案

2.1.1基本情况：企业名称、统一社会信用代码、厂区平面布置图、生产工艺流程图、原辅材料年用量、副产品及废弃物清单。

2.1.2危害因素识别：按岗位列出化学、物理、生物、放射性、人机工效五类危害因素，注明CAS号、状态、接触途径、接触时间、接触人数。

2.1.3检测与评价：近三年职业病危害因素定期检测报告、日常巡检记录、控制效果评价报告、整改复查记录。

2.1.4防护设施：通风除尘系统、隔声罩、排毒柜、应急救援设施的设计图纸、验收报告、运行维护记录、报废台账。

2.1.5防护用品：发放标准、领用记录、报废记录、适用性评价报告。

2.1.6培训与告知：培训计划、签到表、课件、考试卷、告知书回执、公告栏照片。

2.1.7事故与应急处置：职业病危害事故报告、卫生学调查、应急演练记录、后续整改。

2.2职业健康监护档案

2.2.1劳动者基本信息：姓名、性别、出生年月、身份证号、工种、接害工龄、既往病史、家族病史、吸烟饮酒史、女工月经生育史。

2.2.2职业史：逐条列明起止年月、工作单位、车间、岗位、危害因素、防护措施。

2.2.3职业健康检查：上岗前、在岗期间、离岗时、应急、离岗后随访五类检查表，含主检结论、复查通知、复查结果、疑似职业病报告、职业病诊断鉴定书。

2.2.4复查与诊疗：复查预约单、医院门诊病历、住院病案首页、影像光盘、实验室原始报告、用药记录、伤残等级鉴定。

2.2.5个体防护：发放记录、佩戴符合性评估、个人剂量计监测数据。

2.2.6调岗与随访：调岗审批表、新岗位危害因素对比、随访计划、随访记录。

第三章档案更新

3.1动态更新

检测数据、健康检查结果、防护设施维修记录、培训签到表等须在获取后3个工作日内归档；因时间跨度长需跨月归档的，每月25日集中补录一次。

3.2年度更新

每年1月10日前完成上年度档案索引、卷内目录、备考表编制；2月15日前完成档案质量自查，填写《档案更新确认表》，由职业卫生主管副总经理签字。

3.3版本控制

电子档案采用“主版本.次版本.修订号”三级编码，如V2024.01.03，主版本对应年度，次版本对应季度，修订号对应日内第几次修改；纸质档案在封面加盖“版本章”，手写版本号与修改人。

第四章档案保管

4.1场所要求

独立档案室设在行政楼二层东侧，远离强震动、强磁场、酸碱库房，面积60㎡，分设纸质区、电子区、整理区、查阅区；安装恒温恒湿系统，温度14—24℃，相对湿度45—60%，颗粒物浓度≤0.2mg/m3。

4.2装具要求

纸质档案使用无酸纸隔页、不锈钢订书钉、防虫樟木板；电子档案使用RAID6磁盘阵列，双活数据中心，加密算法SM4，密钥长度128位。

4.3权限管理

建立“三员分立”：档案管理员、系统审计员、安全保密员；权限颗粒度细化到字段级，敏感字段如身份证号、体检结论采用脱敏展示，脱敏规则为保留前3后4位。

4.4保存期限

职业卫生档案永久保存；职业健康监护档案自劳动者离岗后保存30年，其中涉及职业病诊断的永久保存；保存期满由档案鉴定小组逐卷鉴定，填写《档案鉴定意见书》，报总经理办公会审批后，方可销毁。

第五章档案利用

5.1内部利用

部门因体系审核、隐患排查、科研技改需调阅档案，须通过OA系统提交《档案利用申请单》，注明利用目的、拟查阅内容、使用方式、保密级别，经档案室主任批准后，在查阅区现场阅览，禁止拍照、复印、外借。

5.2外部利用

行政机关、检查机构、诊断鉴定组织依法调阅，须出具正式公函，由法务部核验真实性；涉及个人隐