采购订单审核模板.docVIP

采购订单审核工具模板说明

一、适用场景与价值

二、审核流程与操作步骤

步骤1：订单接收与初步登记

操作内容：

采购订单由提交部门（如使用部门或采购专员）通过OA系统或纸质形式提交至审核部门，审核人员需在收到订单后1个工作日内完成登记，记录订单编号、提交部门、提交人（部门）、提交日期及采购类型（常规/紧急/大额），并建立订单跟踪台账。

关键动作：核对订单完整性，保证包含采购申请单编号、供应商信息、物料/服务清单、数量、单价、交货期等核心要素，缺失信息需及时反馈提交部门补充。

步骤2：初审环节——基本信息核验

操作内容：

由采购部门专员担任初审人，重点核对以下信息：

一致性核验：采购订单与《采购申请单》中的物料名称、规格型号、数量、用途是否一致；

供应商资质核验：供应商是否在合格供应商名录内，营业执照、相关资质证书（如经营许可证、认证证书）是否在有效期内；

信息准确性核验：物料编码、单位、单价、金额是否填写清晰无歧义，交货期是否符合生产/项目需求。

输出结果：初审通过则进入复审环节；若信息不符或资质不全，需在1个工作日内退回提交部门并注明修改意见（如“供应商资质过期，需更新后重新提交”）。

步骤3：复审环节——合规性与合理性审查

操作内容：

由采购部门主管或财务部门专员担任复审人，重点审查以下内容：

预算匹配性：采购金额是否在部门年度预算范围内，超预算采购是否履行了预算调整审批流程；

价格合理性：常规采购需对比历史采购价或市场均价，大额采购（如金额超*万元）需提供至少3家供应商的比价记录或询价单，保证价格公允；

流程完整性：审批流程是否符合公司规定（如使用部门负责人、采购部门、财务部门依次签批），紧急采购是否注明紧急原因并经分管领导（总）口头确认后补签书面审批；

合规性检查：采购内容是否符合国家法律法规（如特种设备采购需提供特种设备生产许可证）及公司采购制度（如禁止采购非必需品、奢侈品）。

输出结果：复审通过则进入终审环节；若存在预算超支、价格异常或流程缺失等问题，需与提交部门沟通并要求补充说明，必要时启动专项核查。

步骤4：终审环节——权限确认与签批

操作内容：

根据采购金额及重要性，由不同层级管理人员担任终审人：

常规采购（金额≤万元）：由采购部门负责人（经理*）终审；

大额采购（金额＞万元且≤万元）：由分管采购副总（副总）终审；

重大采购（金额＞万元或战略物资采购）：由总经理（总*）终审。

终审人需重点审核审批流程完整性、决策合理性，并在订单上签署“同意”“不同意”或“补充说明”意见。

输出结果：终审通过后，订单状态更新为“已批准”，流转至采购执行岗；若终审不通过，订单退回至提交部门并说明驳回理由（如“超出授权范围，需降低采购金额或重新申请”）。

步骤5：结果反馈与归档

操作内容：

结果反馈：审核完成后1个工作日内，审核人员需通过OA系统或邮件将审核结果（批准/驳回）通知提交部门，驳回订单需附修改指引；

订单执行：批准的订单由采购专员发送至供应商，确认交货细节，并同步更新订单跟踪台账；

文档归档：审核完成后，将《采购订单》《采购申请单》、比价记录、审批表等资料整理归档（电子档保存至公司服务器，纸质档按月装订），保存期限不少于5年。

三、采购订单审核表模板

订单基本信息

订单编号

PO-2024-

提交日期

2024年月日

提交部门

采购部/生产部

提交人

**

采购类型

□常规□紧急□大额

预算编号

BGT-2024-

供应商信息

供应商名称

科技有限公司

统一社会信用代码

联系人

**

联系方式

供应商地址

省市区

合作年限

X年

采购明细

序号

物料/服务名称

规格型号

单位

1

X原材料

-2024

吨

2

设备配件

YZ-305

件

审核流程

初审人

**（采购专员）

初审日期

2024年月日

复审人

**（采购主管）

复审日期

2024年月日

终审人

**（采购经理）

终审日期

2024年月日

审批状态

□待审核□已通过□已驳回

归档编号

ARCH-2024-

备注

1.紧急采购原因：生产急需，需提前交货；2.附件：比价单（3家供应商报价）、供应商资质证书复印件

四、审核关键要点与风险提示

1.信息核对要点

物料/服务信息：保证名称、规格型号与实际需求一致，避免因描述模糊导致采购错误（如“钢材”需明确“碳素结构钢Q235B”）；

数量与金额：数量需与《采购申请单》一致，金额=单价×数量，小数点保留两位，大写与小写金额必须一致；

供应商信息：核对供应商名称、社会信用代码与资质文件一致，避免“冒名供应商”风险。

2.价格合理性把控

常规采购：参考近3个月历史采购价，若涨幅超过5%，需提供供应商调价说明；

大额采购：必须进行3家及以上供应商比价，保留书面比价记录（含报价单、供应商联系方式），避免单一供应商