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文档编写规范模板与格式统一指南

一、适用场景说明

本规范适用于各类需要标准化输出、保证信息传递一致性的文档编写场景，具体包括但不限于：

企业内部管理制度、流程说明、操作手册等行政类文档；

项目立项报告、需求文档、测试报告、验收报告等项目全生命周期文档；

产品用户手册、功能说明、技术白皮书等产品相关文档；

会议纪要、培训材料、工作总结等协作沟通类文档。

无论是个人独立编写还是团队协作完成，遵循本规范可显著提升文档的专业性、可读性和管理效率，避免因格式混乱或内容缺失导致的信息传递偏差。

二、文档编写的标准化流程

步骤一：明确文档类型与目标受众

在编写前，需先确定文档的核心类型（如说明类、汇报类、操作类等）及主要受众（如技术人员、管理层、普通用户等）。例如：

技术文档：面向开发人员，需侧重逻辑严谨性、术语准确性及操作步骤的完整性；

用户手册：面向终端用户，需侧重语言通俗性、场景化描述及配图直观性；

汇报类文档：面向决策层，需侧重结论优先、数据支撑及条理清晰性。

步骤二：搭建文档结构框架

根据文档类型和受众需求，提前规划章节结构，保证逻辑连贯、层次分明。通用框架建议包含以下模块（可根据实际需求增删）：

封面：包含文档标题、编号、版本号、编写人、审核人、发布日期等基础信息；

目录：自动，包含章节标题及对应页码（文档超过5页时建议添加）；

按“引言-主体-结论”逻辑展开，主体部分可细分章节（如“1.背景概述”“2.核心内容”“3.操作步骤”等）；

附录：补充说明（如术语解释、数据来源、参考资料等）；

修订记录：记录版本变更情况（修订日期、修订人、修订内容摘要）。

步骤三：编写核心内容

编写需遵循“客观准确、简洁明了、重点突出”原则，具体要求：

引言部分：说明文档编写目的、适用范围及核心要点，帮助读者快速定位信息；

主体部分：采用“总-分”结构，每章节明确小标题，避免大段文字堆砌；关键数据、结论需标注来源（如“根据2023年Q4销售数据统计”）；

操作步骤类内容：按序号分步骤描述，每步包含“动作+对象+结果”（如“1.登录系统：输入账号密码，’登录’按钮，进入系统主页”）；

图表使用：图表需有编号（如图1、表1）和标题，内容与文字说明对应，避免图表与文字重复描述同一信息。

步骤四：统一格式规范

完成内容编写后，需严格按照以下格式要求调整排版（以Word文档为例）：

字体：中文用“微软雅黑”，英文用“TimesNewRoman”；

字号：标题（一级）用三号加粗，二级标题用四号加粗，三级标题用小四号加粗，用小四号；

行距：固定值22磅，段前段后间距0.5行；

页边距：上下2.54cm，左右3.17cm，页码居中；

编号规则：章节编号采用“1-1-1”形式（一级标题为“1.”，二级为“1.1”，三级为“1.1.1”），图表编号按“章序号-图表序号”排列（如“图2-1”表示第2章第1个图）。

步骤五：审核与修订

文档完成后需经过“自查-交叉审核-终审”三阶段：

自查：编写人对照规范检查内容完整性、格式统一性及错别字；

交叉审核：由团队内相关岗位（如技术、业务）人员审核专业内容准确性；

终审：由部门负责人或指定审核人确认文档合规性，通过后定稿发布。

三、通用与结构框架

表1：文档信息表（封面必备要素）

项目名称

内容示例（根据实际填写）

文档编号

DOC-QA-2024-001

文档标题

《系统用户操作手册（V2.0）》

版本号

V2.0（首次发布为V1.0，修订后递增）

编写人

*张明

审核人

*李华

批准人

*王伟

发布日期

2024年3月15日

适用范围

系统所有终端用户

密级

内部公开（可选：秘密、机密等）

表2：文档结构框架表（通用章节模板）

章节编号

章节标题

内容要点说明

格式要求

1

引言

1.1编写目的；1.2适用范围；1.3文档结构概述

一级标题，三号加粗，居中

2

背景概述

2.1项目背景；2.2系统功能简介；2.3术语定义

二级标题，四号加粗，左对齐

3

核心操作指南

3.1登录流程；3.2功能模块使用（分3.2.1、3.2.2等子章节）；3.3常见问题处理

三级标题，小四号加粗

4

附录

4.1术语解释；4.2快捷键列表；4.3参考文档

格式，附录标题加粗

5

修订记录

表格形式：修订日期、修订人、修订版本、修订内容摘要

“修订记录”标题加粗

四、规范执行的关键要点与常见问题

（一）关键执行要点

格式统一性：同一文档内标题、字体、行距、编号等格式需完全一致，避免混用（如标题字体不可出现“微软雅黑”与“宋体”混用）；

内容准确性：数据、术语、操作步骤需经复核，保证与实际一致，技术文档需注明版本兼容性（如“本功能仅支持系统V3.0及以上版本”）；

命名规范：文档文件名需包含“编号-标题-版本号