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行政工作审批流程与文档管理模板

一、适用范围与常见应用场景

办公用品采购申领（如文具、设备耗材等）；

会议室、办公场地等公共资源使用申请；

外部单位接待（如参观考察、会议接待等）；

行政服务外包项目审批（如保洁、绿植养护等）；

公司内部行政制度、通知的发布与存档；

办公设备维修、固定资产调拨等事务申请。

二、标准化操作流程详解

（一）申请发起与材料准备

明确申请事项：申请人根据实际需求（如“采购A4纸100包”“申请3楼会议室用于客户接待”），确认事项类型及所需审批层级。

填写申请模板：根据事项类型选择对应审批表（如《行政事务审批申请表》），逐项填写完整信息，包括：申请部门、申请人*、联系方式、申请事项、事由说明、预计时间/数量、预算金额（如涉及）、附件清单（如报价单、会议议程等）。

材料真实性核查：申请人需保证所填信息及附件材料真实、准确，不得虚构或遗漏关键内容（如采购事项需附至少2家供应商报价单）。

（二）部门初审

提交申请：申请人将填写完整的审批表及附件材料提交至本部门负责人*。

部门审核：部门负责人*重点审核以下内容：

申请事项是否符合部门工作需求及预算范围；

数量、规格等是否合理（如办公用品申领是否超过季度标准用量）；

附件材料是否齐全、合规。

反馈结果：审核通过后，部门负责人*在“部门意见”栏签字确认，并提交至行政部；若驳回，需注明原因并退回申请人修改。

（三）行政部复核（非必需，根据事项复杂度确定）

合规性审查：行政部对接收的申请进行复核，重点检查：

是否符合公司行政管理制度（如采购流程是否合规、资源使用是否冲突）；

涉及跨部门协作的事项（如多部门共用会议室），是否已协调相关部门意见；

预算金额是否符合行政部年度预算标准。

意见反馈：复核通过后，行政部在“行政部意见”栏签字，并流转至下一审批环节；若需调整，与申请人沟通后修改材料。

（四）审批决策

根据事项权限分级审批：

常规事项（如单次金额≤500元的办公用品采购、部门内部会议室使用）：由行政部负责人*审批，在“审批意见”栏签字确认后生效。

重要事项（如单次金额＞500元的采购、外部接待涉及费用支出）：由行政部负责人审核后，提交至分管行政副总审批，签字确认后生效。

重大事项（如年度行政外包服务采购、固定资产报废处置）：需经分管行政副总审核，再提交至总经理审批，签字确认后生效。

（五）结果反馈与执行

通知结果：审批完成后，由行政部通过OA系统、邮件或书面形式将审批结果反馈至申请人及相关部门，明确“同意执行”或“驳回并说明理由”。

事项执行：

审批通过后，申请人按审批内容执行（如凭审批单到行政部领用办公用品、按预约时间使用会议室）；

执行过程中需严格把控进度及成本，如遇特殊情况需调整，需重新提交申请。

材料归档：审批过程中形成的所有材料（含电子版及纸质版）由行政部统一收集，同步进入文档管理环节。

（六）文档归档与管理

分类整理：行政部将审批材料按“年份+事项类型”分类（如“2024年-办公用品采购”“2024年-会议室使用”），并编制唯一归档编号（如“XZ2024-CG-001”）。

登记入库：将归档信息录入《文档归档登记表》，记录文档名称、归档编号、密级（如“内部公开”“机密”）、归档人*、归档日期、存放位置（如档案柜编号/电子路径）、保管期限（如“1年”“长期”）。

借阅与保管：

纸质文档存放于指定档案柜，由行政部专人负责保管，防潮、防火、防虫；

电子文档存储于公司服务器指定文件夹，定期备份，借阅需通过OA系统提交申请，经部门负责人*及行政部审批后查看。

三、核心模板表格设计

表1：行政事务审批申请表

申请部门

申请人*

联系方式

申请事项

□办公用品采购□会议室使用□外部接待□其他______

事由说明

（详细填写申请原因、背景，如“部门本月A4纸用尽，需补充”）

预计数量/规格

（如“A4纸500包，80g白色”）

预算金额（元）

（如“300.00”）

附件清单

□报价单□会议议程□其他______

部门意见

负责人签字：______日期：______

行政部意见

负责人签字：______日期：______

审批意见

分管副总/总经理签字：______日期：______

执行结果

□已完成□未完成（原因：______）申请人签字：______日期：______

表2：文档归档登记表

文档名称

归档编号

密级

归档人*

归档日期

存放位置

保管期限

借阅记录

2024年Q1办公用品采购审批材料

XZ2024-CG-001

内部公开

张*

2024-03-31

档案柜-01-02

1年

李*2024-04-02查阅

2024年客户接待审批材料

XZ2024-DJ-005

机密

王*

2024-05-15

服务器-行政部-接待

长期

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