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采购流程标准化操作指南手册

目录

一、适用范围与工作目标

二、采购全流程标准化操作步骤

三、常用标准化表单模板

四、操作规范与风险提示

五、附则

一、适用范围与工作目标

本手册适用于公司各部门（含分支机构）的所有采购活动，涵盖货物、服务、工程类等各类采购需求。旨在通过标准化流程规范采购行为，保证采购过程的合规性、效率性与经济性，降低采购风险，保障物资及时供应，同时实现采购成本的有效控制与资源的优化配置。

二、采购全流程标准化操作步骤

（一）需求提报与初步确认

操作主体：需求部门负责人/指定采购专员

操作说明：

需求部门根据业务需要，填写《采购申请单》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间及技术参数（如有）。

需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算准确性进行审核，确认无误后提交至采购部。

采购部收到申请后，对需求内容进行初步核对，重点检查与公司采购政策、预算标准的匹配度，如有疑问需在1个工作日内与需求部门沟通澄清。

输出成果：《采购申请单》（审批通过版）

（二）供应商寻源与资质审核

操作主体：采购专员/采购部经理

操作说明：

根据采购需求类型，通过公开招标、邀请招标、询价采购、单一来源采购（符合规定情形时）等方式确定供应商渠道。

对于新供应商，需收集其营业执照、相关资质证书（如行业许可证、质量体系认证等）、过往合作业绩证明等材料，填写《供应商资质审核表》（详见模板2），由采购部、法务部（如需）联合审核资质真实性及合规性。

建立合格供应商名录，定期对供应商履约能力（质量、交期、服务等）进行评估，动态调整名录。

输出成果：合格供应商名录、供应商资质审核报告

（三）询价与比价分析

操作主体：采购专员/采购小组

操作说明：

从合格供应商名录中选取不少于3家供应商（公开招标情形除外）进行询价，发送《询价函》（需明确报价截止时间、报价要求、交付标准等）。

收集供应商报价后，组织比价分析，综合考量价格、质量保障、交付周期、售后服务、付款条件等因素，形成《比价分析报告》（详见模板3），说明推荐供应商的理由。

采购金额达到公司审批权限的（如X万元以上），需提交采购委员会审议。

输出成果：《询价记录表》《比价分析报告》、采购审批单

（四）合同拟定与审批

操作主体：采购专员/法务部/采购部经理

操作说明：

根据确定的供应商及谈判结果，拟定采购合同文本，合同内容需包括：双方基本信息、采购物品/服务详情、价格与支付方式、质量标准与验收条款、交付时间与地点、违约责任、争议解决方式等核心要素。

合同文本需经法务部审核法律条款，财务部审核财务条款，采购部确认商务条款，最终由公司授权领导签字盖章生效。

合同一式三份（供应商、采购部、财务部各执一份），电子版同步存档。

输出成果：采购合同（最终版）、合同审批记录

（五）订单下达与执行跟踪

操作主体：采购专员

操作说明：

合同生效后，采购部向供应商下达《采购订单》（详见模板4），订单内容需与合同保持一致，并明确订单编号、下达日期、交付节点等。

采购专员定期跟踪订单执行进度，与供应商确认生产/备货情况，协调解决可能出现的延迟、变更等问题，保证按期交付。

如需变更订单内容（数量、交付时间等），需书面通知供应商并经双方确认，重大变更需重新履行审批流程。

输出成果：《采购订单》、订单执行跟踪记录

（六）货物/服务验收与确认

操作主体：需求部门/质检部门/采购部

操作说明

供应商交付货物/服务后，需求部门牵头组织验收，必要时邀请质检部门、采购部参与。

验收需对照采购订单、合同及技术标准，核对物品数量、规格、外观、质量证明文件等，服务类需验收服务成果是否符合约定要求。

验收合格后，填写《验收单》（详见模板5），各方签字确认；验收不合格的，需出具《不合格品处理单》，要求供应商限期整改或退货，并保留追责权利。

输出成果：《验收单》《不合格品处理单》（如有）

（七）付款结算与票据核对

操作主体：财务部/采购专员

操作说明：

需求部门提交《验收单》、采购合同、发票（需与合同信息一致）等材料至财务部，申请付款。

财务部核对票据的合规性、金额准确性及审批流程完整性，确认无误后按合同约定方式办理付款（如电汇、承兑汇票等）。

付款完成后，财务部将付款凭证同步至采购部，采购专员更新供应商付款记录。

输出成果：付款凭证、票据归档记录

（八）采购档案归档管理

操作主体：采购专员/档案管理员

操作说明：

采购活动结束后，采购专员负责收集全流程资料（含采购申请单、比价报告、合同、订单、验收单、付款凭证等），整理成册。

档案按“单笔采购项目”分类编号，保存期限不少于5年（重要项目档案长期保存），电子档案备份至公司服务器，保证可追溯。

输出成果：采购档案（纸质+电子）

三、常用标准化表单模板

模板1：采