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会议策划与执行记录工具

适用场景与核心价值

在企业运营、项目管理、跨部门协作等场景中，会议是信息同步、决策推进的重要载体。本工具适用于企业内部战略会、项目启动会、周例会、客户对接会等各类会议的策划与执行全过程，旨在通过标准化流程保证会议目标明确、流程高效、记录完整，同时明确责任分工，推动会议成果落地，避免“会而不议、议而不决、决而不行”的问题。

全流程操作指南

一、会议策划阶段：精准定位，周密筹备

明确会议目标与核心议题

根据业务需求确定会议的核心目的（如信息同步、决策制定、问题解决等），聚焦1-3个核心议题，避免议题发散。

示例：若为项目启动会，目标需明确为“确定项目范围、分工及关键时间节点”。

确定参会人员与角色分工

列出必要参会人员（决策层、执行层、相关支持部门），避免无关人员参会导致效率低下。

明确主持人（负责控场）、记录人（负责纪要整理）、发言人（负责议题汇报）等角色，可由多人兼任。

示例：项目启动会需包含项目经理经理、技术负责人工、市场部*主管等。

选择合适时间与地点

提前3-5天通过日历工具确认参会人员空闲时间，优先选择工作日上午9:00-11:00或下午2:00-4:00等高效时段。

线上会议需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom等），线下会议需确认会议室容量、设备（投影仪、麦克风）及茶歇安排。

制定详细会议议程

按议题重要性排序，明确每个议题的讨论时长、负责人及预期成果。

示例议程：

09:00-09:10主持人开场（明确目标与议程）

09:10-09:30项目背景与范围汇报（*经理）

09:30-10:00技术实施方案讨论（*工）

10:00-10:20市场推广计划确认（*主管）

10:20-10:30总结与任务分配（主持人）

提前分发会议材料

将议程、背景资料、待讨论文档等提前1-2天发送给参会人员，要求提前熟悉内容，会上聚焦讨论而非信息传递。

二、会议执行阶段：高效控场，精准记录

会前准备与签到

主持人提前10分钟到场，检查设备；记录人准备签到表、录音设备（需提前告知参会人员）。

参会人员签到（线上会议通过签到，线下会议在签到表签字），确认实到人数与预期是否一致。

按议程推进会议

主持人严格把控时间，对超时讨论及时引导（如“该议题已到时间，建议形成初步方案会后细化”）。

发言人聚焦议题，避免跑题；鼓励参会人员提出意见，但对无关讨论礼貌打断。

实时记录关键信息

记录人需同步记录：

决议事项（明确“做什么”“由谁做”“何时完成”）；

待解决问题（标注责任人及下次会议反馈时间）；

关键意见分歧（记录各方观点，便于后续决策）。

示例记录：“决议：项目第一阶段交付时间确定为X月X日（责任人：经理）；待解决：技术资源协调问题（责任人：工，下次周会反馈）”。

三、会议收尾与跟进阶段：闭环管理，保证落地

总结会议成果

会议结束前，主持人简要总结决议事项、任务分工及时间节点，保证所有参会人员理解一致。

记录人确认纪要初稿内容无误后，于会后1个工作日内整理完成。

分发纪要与任务确认

将会议纪要（含决议、任务、责任人、截止时间）发送给所有参会人员及抄送相关领导，要求责任人确认任务可执行性。

跟踪任务执行进度

记录人/项目经理通过任务跟踪表（可使用Excel或项目管理工具）每周更新任务进度，对逾期任务及时提醒责任人，必要时组织专项沟通会。

资料归档

将会议纪要、签到表、演示材料等整理归档，按年份-会议类型分类存储，便于后续查阅（如项目复盘、审计追溯）。

核心工具表格模板

表1：会议策划表

会议基本信息

会议名称

会议编号

会议目标

会议类型

时间

YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM

地点/平台

主持人

记录人

参会人员

（姓名/部门/职务，分行列出）

议程安排

时间

内容

会议材料

（列出材料名称及负责人）

表2：参会人员签到表

序号

姓名

部门

职务

签到时间

备注（线上会议填参会）

1

*经理

项目部

经理

09:05

2

*工

技术部

主管

09:08

…

…

…

…

…

表3：会议纪要表

会议名称

会议时间

YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM

主持人

记录人

参会人员

（列出实到人员）

会议议程及讨论要点

议题一：______

讨论过程：简要记录关键发言及观点分歧

决议事项：□明确□待定（内容：______________________）

议题二：______

（按实际议题数量增减）

待解决问题

问题描述

责任人

计划完成时间

下次会议安排

（如有）时间、议题、负责人

附件

（演示材料、调研报告等）

表4：任务跟踪表

任务名称

来源会议

责任人

截止时间

当前进度

完成情况（简要描述）

更新时间

项目方案初稿

项目启动会

*经理

2023-10-15

80%

已完成待细化细节

20