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人力资源管理标准化模板：员工入职管理流程

一、适用场景与目标

二、标准化操作流程

（一）入职需求确认

用人部门发起：当岗位出现空缺时，用人部门负责人填写《人员增补申请表》，明确岗位名称、职责、任职要求、到岗时间及编制依据，提交至人力资源部。

HR审核与审批：人力资源部根据公司年度招聘计划及编制情况，审核《人员增补申请表》的合理性，报分管领导及总经理审批（关键岗位需增加用人部门面试评估环节）。

反馈结果：审批通过后，HR通知用人部门启动招聘流程；未通过则反馈调整意见，重新申请或暂缓招聘。

（二）入职资料准备与审核

候选人资料提交：通过面试的候选人需在入职前3个工作日内，向HR提交以下材料（原件核对，复印件留存）：

证件号码复印件（正反面）；

学历、学位证书复印件及学信网验证报告（大专及以上学历）；

离职证明（或无业证明，应届生提供就业推荐表）；

近期体检报告（半年内，无传染性疾病及岗位禁忌症）；

银行卡复印件（用于工资发放，需注明开户行及持卡人姓名）；

一寸免冠照片2张（底色按公司要求）。

HR资料审核：HR核对材料原件与复印件的一致性，确认信息完整、真实、有效。对存疑信息（如学历、工作履历），可要求候选人补充证明材料或通过第三方机构核实。

资料存档预审：审核通过后，HR将材料分类整理，建立《员工入职资料清单》（见模板1），保证无遗漏后通知候选人入职时间及需携带的剩余材料（如原公司社保转移单等）。

（三）入职办理与信息登记

入职引导：新员工到岗当日，HR或指定接待人引导其完成以下事项：

签署《员工入职确认书》，确认入职日期、岗位、薪资及试用期约定；

填写《员工基本信息登记表》（见模板2），补充紧急联系人、家庭住址、婚姻状况等个人信息；

领取办公用品（工牌、笔记本、笔等）及办公设备（电脑、工位钥匙等），由IT部门协助开通系统权限（企业OA、邮箱等）。

合同签订：HR与员工签订《劳动合同》（一式两份，公司与员工各执一份），明确合同期限、工作内容、工作地点、劳动报酬、社会保险、劳动保护等条款；关键岗位需同时签订《保密协议》及《竞业限制协议》（如适用）。

社保与公积金办理：HR在员工入职后30日内，向当地社保及公积金管理中心办理参保/增员手续，保证员工社保权益及时生效。

（四）入职培训与融入

公司级培训：HR组织新员工参加公司级培训，内容包括：

企业文化、发展历程、组织架构及核心价值观；

规章制度（考勤管理、奖惩制度、保密要求等）；

安全知识（消防、办公区域安全规范等）。

部门级培训：由用人部门负责人或指定导师开展部门级培训，内容包括：

部门职能、岗位职责及工作流程；

团队成员介绍及协作分工；

岗位所需技能工具及实操指导。

培训效果评估：培训结束后，通过笔试、实操考核或问卷反馈评估培训效果，未达标者需安排补训；同时填写《新员工入职培训反馈表》，收集改进建议。

（五）入职跟进与归档

试用期跟进：HR在员工入职后第1周、第1个月及试用期结束前，分别与新员工及用人部门沟通，知晓工作适应情况、遇到的困难及改进建议，及时协调解决问题。

资料归档：所有入职材料（含申请表、登记表、合同、培训记录等）整理完成后，由HR在3个工作日内移交至档案室，按“一人一档”原则编号归档，保存期限不少于员工离职后2年。

三、配套模板表格

模板1：员工入职资料清单

序号

资料名称

原件

复印件

份数

审核人

审核日期

备注

1

证件号码

√

√

1

*某

2023–

正反面复印

2

学历证书

√

√

1

*某

2023–

需验证原件

3

离职证明

√

√

1

*某

2023–

应届生免交

4

体检报告

√

-

1

*某

2023–

半年内有效

5

银行卡复印件

-

√

1

*某

2023–

注明开户行

6

一寸免冠照片

√

-

2

*某

2023–

蓝底

模板2：员工基本信息登记表

基本信息

补充信息

姓名

*某

性别

男/女

证件号码号

110101

出生年月

1995-05-01

户籍地址

省市区街道

现居住地址

市区小区

联系方式

电子邮箱

*xx

紧急联系人

*某（父亲/母亲等）

紧急联系人电话

139

教育背景

最高学历：本科

毕业院校

大学

专业

人力资源管理

入职日期

2023–

岗位

招聘专员

所属部门

人力资源部

银行卡号

6222

开户行

中国银行支行

四、关键执行要点

合规性优先：严格遵守《劳动合同法》及相关法律法规，保证合同条款合法、入职材料真实，避免因资料不全或流程违规引发劳动争议。

信息准确性：员工基本信息登记表需经员工本人签字确认，保证联系方式、银行账户等关键信息无误，避免薪资发放或社保办理出错。

流程时效性：入职手续应在员工到岗当日全部完成，社保/公积金增员需在30日内办结，避免逾期影响员工权益或导致公司行政处罚。

隐私保护：员工入职资料