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企业文件档案管理标准化制度

一、适用范围与对象

本制度适用于企业内部各部门（含分支机构、子公司）在经营管理、业务活动、生产运营等过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、音视频资料、图纸、图表等。涵盖行政、人事、财务、业务、研发、法务等各职能领域档案，旨在实现文件档案全生命周期的规范化管理，保证档案的完整性、安全性、可用性及可追溯性。

二、档案管理全流程操作细则

（一）档案收集：保证“应归尽归、及时归档”

第一步：明确收集范围

各部门需根据业务特点，制定本部门《文件归档范围及保管期限表》（参考模板1），明确需归档的文件类型（如合同、会议纪要、项目方案、财务凭证、人事任免等）及最低保管期限（永久、30年、10年、5年等）。新业务开展前，需同步更新归档范围。

第二步：落实责任主体

各部门负责人为档案收集第一责任人，指定专（兼）职档案员负责本部门文件材料的日常收集、初步整理；

档案管理部门（如综合管理部）负责统筹协调，定期向各部门下达归档提醒，监督归档进度。

第三步：规范收集时间

纸质文件：在业务办理完毕后10个工作日内完成初步整理，每月最后一个工作日前向档案管理部门移交；

电子文件：在业务系统审批通过后24小时内至企业档案管理系统，同步元数据（如形成时间、责任人、文件编号等）；

涉重大专项工作（如项目验收、审计检查）形成的文件，需在专项结束后的