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会议服务工作流程

一、会议中心服务员的迎送工作

会议中心担当着召开国内外重大会议的任务，须要接待自不

同地区的参与会议者，因此这一类服务工作的“善始善终”往

往表现在车站、机场、码头的迎送环节上。迎送工作的有关事

项如下：

(1)仔细探讨客人的基本资料。精确了解客人的名字、相貌

特征(如事先有照片的话)，弄清晰客人的身份、访目的、与

本组织的关系性质和程度，以及其他背景材料。

(2)确定迎送规格。依据以上资料，结合本组织的具体状况，

确定迎送规格。对较重要的客人，应支配身份相当、专业对口

的人士出面迎送；亦可依据特殊须要或关系程度，支配比客人

身份高的人士破格接待，或支配副职、助理出面。对于一般客

人，由公关部派员迎送即可。

(3)做好迎送打算工作。比如，与有关交通部门联系，核实

客人的班机或车船班次、时间；支配好迎送车辆；预先为客人

打算好客房及膳食；假如对所迎接的客人不熟识，须要打算一

块迎客牌子，写上“欢迎XXX先生(小姐、女士)”以及本组

织的名称；如须要，可打算好鲜花等。

(4)严格驾驭和遵守时间。无论迎送，均需提前到达机场、

车站或码头，不行迟到。要考虑到中途交通与天气缘由。如送

行时客人需办理托运或登机手续，可由公关部派员提前前往代

办。

(5)迎接与介绍。接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相

互介绍。通常先将前欢迎的人员介绍给宾；或自我介绍，

并递上名片。客人初到一般较拘谨，应主动与客人寒暄，话题

宜轻松自然，如客人的旅途状况，当地的风土人情、气候特点、

旅游特色，客人来访的活动支配、筹备状况、有关建议，以及

客人可能关切的其他问。除客人自提的随身小件行李外，应

主动帮助客人提行李。

(6)妥当支配。客人抵达住地后，尽可能妥当支配，使客人

感到宾至如归。如向客人供应活动的日程支配表、本地地图和

旅游指南；向客人介绍餐厅用膳时间及主要的接待支配，了解

客人的健康状况及特殊须要(如回程机、车、船票)；到达后不

要立刻支配活动，迎接人员不必久留，以便让客人更衣、休息

和处理个人事务；分手前应当约好下次见面的时间及联系方法

等。

二、会议服务基本环节的操作细则

会议的种类许多，服务的环节要依据会议种类而确定。

1.会前打算工作

会前打算是工作中的重要环节，目的在于使会议服务人员做

好充分的思想打算和完善的物质打算。

(1)了解会议基本状况。服务员接到召开会议的通知单后，

首先要驾驭以下状况：出席会议的人数；会议类型、名称；主

办单位；会议日程支配；会议的宾主身份；会议标准；会议的

特殊要求及与会者的风俗习惯。

（2）调配人员、分工负责。会前，主管人员或经理要向参与

会议服务的全部人员介绍会议基本状况，说明服务中的要求和

留意事项，进行明确分工。使全部服务员都清晰地知道工作的

整体支配和自己所负责的工作，依据分工，各自进行打算工作。

①服务员依据会议的类型、性质、人数，结合会议厅（室）的

具体状况整体支配会场布局。同时依据与会者的风俗习惯和特

殊要求调整厅（室）内的各种装饰艺术品、宣扬用品，搞好会

议厅（室）内外的清洁卫生。

②修理人员检查照明、音响、视频、空调等设备，依据会议要

求增加新的设备冬夏季要调整好室温，留意通风。

⑶打算会议需用物品。

①茶水具。

a.茶具要：

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