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企业资产与物资管理平台工具使用指南

一、适用场景与业务价值

企业资产与物资管理平台工具适用于各类企业对固定资产、低值易耗品、库存物资等全生命周期的管理需求，具体场景包括：

新购资产登记：企业采购办公设备、生产工具等资产时，完成信息建档与入库流程，保证资产“有据可查”；

部门领用管理：员工因工作需要领用资产或物资时，通过平台提交申请、审批，实现领用流程规范化；

定期资产盘点：财务或行政部门定期对现有资产进行清点，核对账实差异，及时更新资产状态；

闲置资产处置：对损坏、报废或长期闲置的资产，发起处置申请，规范残值评估与核销流程；

资产状态跟踪：实时查看资产的使用人、存放位置、维修记录等信息，为资产调配与维护提供数据支持。

通过该工具，企业可实现资产从“入库-领用-盘点-报废”的全流程数字化管理，提升资产利用率，降低管理成本，避免资产流失。

二、详细操作流程

（一）资产入库管理

发起入库申请

登录平台，进入“资产管理”模块，“新增入库”，选择资产类别（如电子设备、办公家具、生产工具等）；

填写资产基本信息：资产名称、型号规格、品牌、数量、购置日期、原值、供应商名称、采购订单号、存放地点等，资产购置凭证（如合同、验收单）附件；

提交后系统自动唯一资产编号（格式：ZC-年份-流水号，如“ZC-2024-001”），并推送至行政部门审核。

审核与贴标

行政部门经理登录平台，核对资产信息与附件是否一致，确认无误后“通过”；若信息有误，填写驳回理由退回申请人修改；

审核通过后，《资产入库单》，申请人打印并交由资产管理人员粘贴资产标签（标签包含资产编号、名称、入库日期等信息）；

系统自动更新资产状态为“在库”，并同步至资产台账。

（二）资产领用与归还

领用申请

员工登录平台，进入“领用管理”模块，“新建领用申请”，选择需领用的资产（可搜索资产编号或名称）；

填写领用信息：领用人、所在部门、领用原因、预计归还日期（若为临时领用），提交部门负责人审批。

审批与领用登记

部门负责人主管登录平台，确认领用需求合理性，审批通过后推送至资产管理人员；

资产管理人员核对实物与申请信息，确认无误后发放资产，并在平台中更新资产状态为“领用”，记录领用日期、使用人等信息；

若为临时领用，到期前系统自动提醒归还，使用人需在平台提交“归还申请”，经资产管理人员确认实物无误后，状态更新为“在库”。

（三）资产盘点管理

制定盘点计划

行政部门专员登录平台，进入“盘点管理”模块，选择“创建盘点任务”，填写盘点名称、范围（如“全部资产”“某部门资产”）、盘点日期、参与人员；

系统根据资产台账《盘点清单》，包含资产编号、名称、账面数量、存放地点等信息，支持导出为Excel供现场盘点使用。

现场盘点与差异处理

盘点人员携带《盘点清单》实地清点，核对实物与账面信息是否一致，在平台中录入实盘数量（若差异需备注原因，如“遗失”“损坏”等）；

盘点完成后，系统自动《盘点差异报告》，推送至财务部门审核；

财务部门会计核对差异原因，确认盘亏、盘盈或毁损后，提交至管理层审批，审批通过后更新资产台账（盘盈资产需补录入库流程，盘亏资产需启动报废或丢失处理流程）。

（四）资产报废与处置

发起报废申请

资产使用人或管理人员发觉资产损坏、老化无法使用时，登录平台进入“报废管理”模块，提交报废申请，选择需报废的资产，填写报废原因（如“达到使用年限”“维修成本过高”等），资产现状照片或鉴定报告。

鉴定与审批

行政部门组织技术人员工程师对报废资产进行技术鉴定，确认是否具备报废条件，在平台中填写鉴定意见；

鉴定通过后，按资产价值提交不同级别审批（如原值低于5000元由行政部门经理审批，高于5000元需提交财务总监总监审批）；

审批通过后，《资产报废单》，资产管理人员更新资产状态为“报废”，并同步至财务部门进行账务核销；若资产有残值，需记录残值回收信息（如回收方、回收金额等）。

三、核心表格模板

表1：资产基本信息表（节选）

资产编号

资产名称

型号规格

品牌

类别

购置日期

原值（元）

存放地点

责任人

使用状态

备注

ZC-2024-001

笔记本电脑

ThinkPadT14

联想

电子设备

2024-03-15

6,500

销售部

领用

ZC-2024-002

办公桌

1.5m*0.8m

优米

办公家具

2024-02-20

1,200

行政部

在库

新购未领

表2：资产领用申请表（节选）

申请单号

申请人

部门

申请日期

资产编号

资产名称

领用数量

领用原因

预计归还日期

审批人

审批状态

LY-2024-005

市场部

2024-05-10

ZC-2024-003

投影仪

1

客户会议使用

2024-05-12

赵六

已通过

LY-2024-006

周七

研发部

2024-05-11

ZC-2024