会计信息系统操作流程手册.docxVIP

会计信息系统操作流程手册

前言

本手册旨在为会计人员提供一套清晰、规范的会计信息系统操作指引，以确保会计核算工作的准确性、及时性与合规性。手册内容基于主流会计信息系统的通用功能模块设计，具体操作可能因所使用系统的版本及企业个性化配置略有差异，请在实际操作中结合本单位系统特点灵活运用。使用者在操作前应具备基本的会计专业知识及计算机操作技能，并严格遵守企业的财务管理制度与信息安全规定。

一、系统初始化与基础设置

系统初始化是会计信息系统正常运行的基石，涉及一系列基础性参数的设定与数据的录入，其准确性直接影响后续会计工作的质量。

1.1账套管理

账套是会计信息系统中用于核算一个独立会计主体全部经济业务的载体。在新建账套时，需根据企业实际情况，准确录入账套名称、启用会计期间、适用的会计制度（如企业会计准则、小企业会计准则等）、记账本位币等关键信息。启用会计期间一旦设定，通常不建议随意修改，以免影响会计数据的连续性。若需建立多个账套（如不同分公司或不同核算维度），应明确各账套的功能定位与权限划分。

1.2操作员及权限设置

为保证会计工作的内部控制与职责分离，需为系统使用者创建操作员账户，并根据其岗位职责合理分配操作权限。通常包括：

*操作员信息维护：录入操作员姓名、所属部门、联系信息等基本资料，并设置初始登录密码，提醒操作员首次登录后及时修改密码。

*角色与权限分配：系统可预设多种角色（如账套主管、会计、出纳、审核员等），每种角色对应一组操作权限。管理员根据操作员的实际职责，将其归入相应角色或直接精细化分配权限，例如赋予会计人员凭证录入权限，审核人员凭证审核权限，而出纳人员则拥有现金、银行存款日记账的登记与核对权限，确保“不相容岗位相互分离”。

1.3会计科目体系设置

会计科目是对会计要素的具体分类，是进行会计核算的基础。

*科目导入与维护：系统通常会提供符合所选会计制度的标准科目模板，可直接导入并根据企业自身业务特点进行增删或修改。例如，制造业企业可能需要增设“生产成本”、“制造费用”等科目，而服务业企业则可能不需要。

*科目属性设置：需仔细设置科目编码、名称、科目类型（资产、负债、共同、所有者权益、成本、损益）、余额方向、辅助核算项（如部门核算、客户核算、供应商核算、项目核算等）。辅助核算的合理设置，有助于精细化管理和多维度数据分析。

*外币核算设置：若企业有外币业务，需对涉及外币的科目设置外币核算属性，并指定相应的记账汇率（如固定汇率或浮动汇率）及外币币种。

1.4凭证类别与结算方式设置

*凭证类别：根据企业核算习惯选择或自定义凭证类别，如“记账凭证”一种类别，或“收款凭证”、“付款凭证”、“转账凭证”三种类别。设置凭证类别时需明确相应的限制条件，如收款凭证借方必有“库存现金”或“银行存款”科目。

*结算方式：维护企业常用的结算方式，如现金、支票（现金支票、转账支票）、银行汇票、商业汇票、电汇、托收承付等，便于在处理收付款业务时快速选择。

1.5初始余额录入与试算平衡

在账套启用初期，需将手工账或旧系统的期末余额录入到新系统中，作为期初建账数据。

*余额录入：对于有期初余额的会计科目，需区分借贷方向准确录入。若启用日期为年初，则录入上年年末余额；若为年中启用，则还需录入启用月份前各月的累计发生额。

*试算平衡：所有余额录入完毕后，必须进行试算平衡检查。检查“资产=负债+所有者权益”这一会计恒等式是否成立。若不平衡，需仔细核对并修正期初余额数据，直至平衡后方可启用账套。

二、日常业务处理

日常业务处理是会计信息系统应用的核心环节，主要包括凭证处理、记账以及其他日常辅助业务。

2.1原始凭证的审核与录入准备

会计人员在收到各项经济业务的原始凭证（如发票、费用报销单、银行回单、出入库单等）后，首先应对其真实性、合法性、合规性及完整性进行审核。审核无误的原始凭证，方可作为填制记账凭证的依据。对于不符合要求的原始凭证，应退回相关经办人员进行更正或补充。

2.2记账凭证录入

记账凭证录入是日常业务处理中最频繁的工作，需确保录入信息的准确无误。

*凭证日期：一般为经济业务发生日期或原始凭证收到日期，应序时录入。

*凭证类别与编号：根据业务性质选择正确的凭证类别，系统通常会自动生成凭证编号，也可手工指定（需确保编号连续不重复）。

*附件张数：准确填写所附原始凭证的张数。

*摘要：简明扼要地描述经济业务内容，便于日后查询和理解。

*会计科目：根据经济业务内容，从已设置的会计科目体系中准确选择借方和贷方科目。若科目有辅助核算要求，需同时录入相应的辅助核算信息，如部门、客户、供应商、项目等。

*金额：分别录入借方金额和贷方金额，确保借贷双方金额相等。