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活动项目执行确认单格式与填写指导

在任何活动项目的推进过程中，一份清晰、详尽的执行确认单扮演着至关重要的角色。它不仅是项目团队内部协同的依据，也是与外部合作方明确责任、确保信息一致的关键文件。一份规范的执行确认单能够有效规避执行偏差、减少沟通成本、提升活动成功率。本文将详细阐述活动项目执行确认单的标准格式及各部分的填写要点，以期为项目管理者提供实用的操作指南。

一、活动项目执行确认单基本格式

一份完整的活动项目执行确认单应包含以下核心模块，各模块的组织应遵循逻辑清晰、重点突出的原则。

（一）项目基础信息栏

此部分旨在快速定位项目核心要素，一目了然。

*项目名称：[填写活动的完整官方名称]

*项目编号（如有）：[填写内部管理用项目编号]

*主办单位：[填写活动主办机构全称]

*承办单位（如有）：[填写活动承办机构全称]

*协办单位（如有）：[填写活动协办机构全称，多个单位可分行或用逗号隔开]

*活动日期：[年月日时分至年月日时分]

*活动地点：[填写详细的活动地址，包括具体场馆、楼层、会议室等]

*项目负责人：[姓名]联系方式：[电话/邮箱]

*确认日期：[年月日]

（二）活动目标与核心信息确认

明确活动的初衷与关键传达点，确保各方认知一致。

*活动主要目标：

*1.[具体目标一，例如：提升品牌知名度]

*2.[具体目标二，例如：促进产品销售]

*3.[具体目标三，例如：加强客户关系]

*活动核心信息：

*活动主题：[填写活动主题口号]

*活动口号（Slogan）：[填写活动宣传口号]

*目标受众：[描述目标参与人群特征]

*预计参与人数：[填写预计数字]

*活动亮点/特色：[简述活动的核心吸引物或独特之处]

（三）活动执行关键要素确认

此部分为确认单的核心，需细致罗列各项执行细节。

1.活动流程与时间节点确认

序号

环节名称

开始时间

结束时间

主要内容与要求

负责人

备注

:---

:---------------

:---------

:---------

:----------------------------------------------

:-----

:-------

1

[例如：签到入场]

[时:分]

[时:分]

[例如：嘉宾签到、发放资料袋]

[姓名]

[例如：VIP优先]

2

[例如：开场致辞]

[时:分]

[时:分]

[例如：主持人开场、主办方领导致辞]

[姓名]

...

...

...

...

...

...

N

[例如：活动结束]

[时:分]

[时:分]

[例如：致谢、引导离场、物料回收]

[姓名]

2.场地与物料确认

*场地要求确认：

*场地尺寸与容量：[描述]

*基础设施：[例如：电力、网络、照明、音响、空调]

*特殊要求：[例如：舞台搭建、LED屏、座椅排布]

*物料清单与准备情况：

*宣传物料：[例如：海报、易拉宝、宣传册、礼品袋，数量，设计稿确认状态]

*活动物料：[例如：签到簿、笔、指示牌、背景板、讲台花，数量，准备状态]

*技术设备：[例如：麦克风、音响、投影仪、电脑、灯光设备，型号/数量，调试状态]

*其他特殊物料：[根据活动特性填写]

*物料提供方与交付时间：[列出各项物料的提供方及最晚到场时间]

*场地布置方案确认：[简述布置方案要点或附方案图编号]

3.人员安排与分工确认

*项目核心团队：

*总负责人：[姓名]职责：[总体协调与决策]

*执行导演/现场协调：[姓名]职责：[现场流程把控]

*后勤保障：[姓名]职责：[物料、餐饮、交通等]

*[其他关键岗位]

*现场各岗位职责与人员：

*签到区：[负责人及人数，职责]

*引导区：[负责人及人数，职责]

*技术区：[负责人及人数，职责]

*嘉宾接待：[负责人及人数，职责]

*[其他岗位，如安保、医疗、摄影摄像等]

*外部支持人员（如有）：[例如：礼仪公司、搭建公司、表演团队等，联系人及职责]

4.宣传与推广确认（如适用）

*宣传渠道：[例如：官方网站、微信公众号、合作媒体、线下广告等]

*宣传内容与时间节点：[各渠道发布内容概要及发布时间]

*媒体邀请与接待：[媒体名单、对接人、接待安排]

5.预算与财务确认（关键部分）

*活动总预算金额：[填写金额]

*预算明细确认：[可附预算明细表作为附件，并在此注明“详见附件X：活动预算明细表”]

*付