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赵宏教授关于治安记录消除制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家法律法规，结合《XX集团母公司数据安全管理规定》及企业内部治安综合治理需求，旨在规范公司治安记录的管理，防控数据滥用、信息泄露等专项风险，促进业务流程合规化、管理精细化，保障企业及员工合法权益。制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖员工背景审查记录、治安事件处置记录、合规检查记录等全场景管理。

第二条本制度所称“治安记录专项管理”是指公司对涉及员工个人征信、行为安全、责任追究等记录的生成、存储、使用、删除等全生命周期活动的系统化管控；“XX专项风险”是指因记录管理不当导致的法律诉讼、声誉损失、数据安全事件等潜在危害；“XX合规”是指所有治安记录管理活动须严格遵守法律法规及内部制度要求。

第三条本制度核心原则包括：

（一）全面覆盖：所有治安记录管理活动须纳入制度约束范围；

（二）责任到人：明确各级主体职责，确保记录管理责任可追溯；

（三）风险导向：以防范重大风险为导向，动态优化管控措施；

（四）持续改进：根据内外部环境变化，定期评估并完善制度。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司治安记录专项管理负总责，分管领导对制度执行及风险防控负直接责任，确保资源投入与组织保障到位。

第六条设立“治安记录专项管理领导小组”，由公司高层管理人员、法务合规部、人力资源部、信息科技部等部门代表组成，履行以下职责：

（一）统筹公司治安记录管理工作的顶层设计；

（二）对重大风险事件或制度争议作出决策审批；

（三）监督专项管理制度执行效果，定期发布评价报告。

第七条明确三类主体的管理职责：

（一）牵头部门（法务合规部）：统筹制度建设，牵头开展风险排查，组织监督考核，推动培训宣贯；

（二）专责部门（人力资源部、信息科技部）：分别负责员工背景记录的合规审核、记录系统的安全运维，并参与流程优化；

（三）业务部门/下属单位：落实本领域记录管理要求，开展日常风险防控，确保员工行为符合记录规范。

第八条基层执行岗须履行以下责任：

（一）签署岗位合规承诺书，确保操作行为符合制度要求；

（二）主动上报记录管理过程中的异常问题或潜在风险；

（三）参与培训并掌握记录管理操作流程，禁止无授权调阅、篡改记录。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条员工背景审查记录管理：

（一）合规标准：严格遵循“最小必要、事前授权”原则，审查范围限于岗位资质要求，确需留存的相关证明材料须加密存储；

（二）禁止行为：严禁将审查结果用于非授权用途，禁止因无关因素影响录用决策；

（三）风险防控点：关注第三方征信机构的数据安全合规性，建立异常记录核查机制。

第十条治安事件处置记录管理：

（一）合规标准：对涉及员工行为安全的事件，须在2个工作日内完成记录，内容须客观真实，经当事人确认后存档；

（二）禁止行为：禁止因偏见或利益冲突选择性记录，禁止泄露非公开事件信息；

（三）风险防控点：建立事件分级响应预案，对重大事件启动跨部门协同处置。

第十一条记录系统安全管控：

（一）合规标准：采用加密传输、权限分级、操作审计等技术手段，确保系统物理安全与逻辑隔离；

（二）禁止行为：禁止使用默认密码或共享账号，禁止非授权访问或导出记录；

（三）风险防控点：定期开展系统渗透测试，建立入侵事件快速处置机制。

第十二条记录使用范围管控：

（一）合规标准：记录仅限授权业务场景使用，如合规审查、责任认定等，需经审批流程；

（二）禁止行为：禁止将记录用于绩效评价、薪酬调整等非授权场景，禁止跨部门违规共享；

（三）风险防控点：建立使用台账，对异常调阅行为进行追溯。

第十三条记录删除机制：

（一）合规标准：超过档案保存期限的记录须按“三重验证”原则（业务部门、专责部门、领导小组）确认后销毁，电子记录须物理销毁或数据擦除；

（二）禁止行为：禁止私自删除或篡改记录，禁止将待删除记录备份至个人设备；

（三）风险防控点：建立电子记录销毁日志，定期抽检纸质记录管理情况。

第四章专项管理运行机制

第十四条动态更新机制：法务合规部每年联合各部门评估法规变化（如个人信息保护新规）或业务调整（如新岗位设置），在季度例会上修订制度，次季度生效。

第十五条风险识别预警机制：每季度由领导小组牵头开展专项风险排查，采用“风险矩阵法”进行分级（重大/一般/低），向各部门发布预警通知，明确整改时限。

第十六条合规审查机制：将记录管理审查嵌入以下关键节点：

（一）员工入职背景审查审批；

（二）治