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购物卡实名登记制度

第一章总则

第一条为规范公司购物卡发放与使用管理，防范专项风险，维护企业利益，依据国家相关法律法规及集团母公司关于风险防控与合规经营的要求，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度的制定旨在加强购物卡管理的全流程监督，明确各层级管理职责，确保购物卡使用行为合法合规，防范利益输送、财务舞弊等风险事件发生，促进企业健康可持续发展。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工。凡涉及购物卡的采购、发放、登记、使用、盘点等环节，均须遵循本制度执行。购物卡管理覆盖的业务场景包括但不限于员工福利发放、客户招待、供应商回扣等商业活动。

第三条本制度下列用语的含义：

（一）“XX专项管理”是指公司针对购物卡管理制定的系统性制度安排，涵盖风险识别、管控措施、监督考核等全流程管理活动；

（二）“XX风险”是指购物卡在采购、发放、使用过程中可能存在的违法违规、利益输送、资产流失等风险隐患；

（三）“XX合规”是指购物卡管理活动符合国家法律法规、监管要求及公司内部规章制度，确保业务行为合法合规；

（四）“XX责任”是指各级管理主体在购物卡管理中应承担的监督、执行、报告等义务，责任明确、追究有力。

第四条购物卡专项管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则，即购物卡管理覆盖所有业务场景及管理环节，不留监管盲区；

（二）责任到人原则，即明确各层级、各部门管理职责，确保责任主体可追溯；

（三）风险导向原则，即聚焦高风险环节，实施差异化管控措施；

（四）持续改进原则，即定期评估管理效果，优化制度缺陷，提升管控水平。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对购物卡专项管理负总责，统筹决策、推动落实；分管领导为直接责任人，负责组织协调、监督考核。各级管理主体必须严格落实购物卡管理制度，确保管理要求穿透执行。

第六条公司设立购物卡专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹协调购物卡管理工作的组织实施，研究解决重大问题；

（二）审议购物卡管理制度及重大管理事项，审批专项预算；

（三）监督评估购物卡管理效果，定期向公司决策层报告工作情况。

第七条设立购物卡专项管理办公室（以下简称“办公室”），由财务部牵头，联合纪检监察、采购、人力资源等部门组成。办公室主要职责包括：

（一）统筹购物卡管理制度建设，组织业务培训与宣贯；

（二）开展专项风险排查，提出优化建议；

（三）监督业务合规性，对违规行为进行初步核查。

第八条牵头部门（财务部）职责：

（一）负责购物卡采购计划的审核，确保采购渠道合法合规；

（二）统筹购物卡发放、登记、使用等环节的监督，定期开展盘点核查；

（三）组织制定管理制度配套细则，推动流程优化。

第九条专责部门（纪检监察部、采购部）职责：

（一）纪检监察部负责监督购物卡管理中的廉洁风险，对违规行为进行调查处置；

（二）采购部负责购物卡采购的合规审核，确保供应商资质合法、价格合理。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）落实购物卡使用审批流程，确保用途合法、记录完整；

（二）开展内部风险自查，及时上报异常情况；

（三）配合专项检查，提供真实完整的资料。

第十一条基层执行岗（经办人员）职责：

（一）严格遵守购物卡操作规范，履行岗位职责合规承诺；

（二）发现风险隐患及时上报，不得隐瞒不报或私自动用；

（三）妥善保管购物卡，确保信息完整、安全。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条购物卡采购管理：

购物卡采购必须通过合规渠道，选择信誉良好、资质齐全的供应商。采购过程需履行审批程序，明确采购数量、金额、用途等关键信息，并保留完整合同及发票凭证。严禁向非上市公司或无资质供应商采购购物卡。

第十三条购物卡发放管理：

（一）购物卡发放必须基于实际需求，明确发放对象、数量、用途等，并履行审批程序；

（二）禁止以任何形式向关联方或利益相关方违规发放购物卡；

（三）建立发放台账，记录发放时间、金额、领取人等信息，确保可追溯。

第十四条购物卡登记管理：

（一）购物卡领用需填写登记表，注明卡号、金额、领用人、领用日期等，经审批后存档；

（二）建立电子台账，实时更新购物卡使用情况，确保数据准确；

（三）定期核对纸质台账与电子台账，确保信息一致。

第十五条购物卡使用管理：

（一）购物卡仅限公司业务活动使用，禁止转售、兑换现金或用于非法用途；

（二）使用后及时核销，并注明核销时间、地点、商品等信息；

（三）禁止使用