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付款审批流程管理规定

第一章总则

1.1目的

为统一集团及所属分子公司对外付款的审批口径，降低资金风险，确保每一笔支出合法、真实、准确、及时，特制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于集团总部、各事业部、全资子公司、控股子公司及纳入合并报表范围内的其他主体（以下简称“各单位”）。

1.3基本原则

（1）“谁发起、谁负责”原则：业务经办人对付款事项的真实性、合规性负第一责任。

（2）“预算先行”原则：无预算不付款，超预算不付款，预算外支出须先履行预算追加程序。

（3）“分级授权”原则：审批权限与岗位职责匹配，严禁越权审批。

（4）“痕迹完整”原则：所有审批节点须在ERP-FIN（资金模块）及影像系统留痕，禁止线下补单。

（5）“时效管控”原则：自业务单据首次提交至财务共享中心起，普通付款3个工作日、紧急付款1个工作日完成全部审批及付款。

第二章职责分工

2.1业务部门

（1）采购部/行政部/工程部等：负责合同签订、验收、发票收取及付款申请发起。

（2）业务负责人：对付款必要性、合同条款、验收结果进行复核并电子签批。

2.2财务共享中心

（1）单据初审岗：审核发票真伪、金额、税率、收款方账户一致性。

（2）资金计划岗：核对月度/周资金计划，标记“计划内/计划外”。

（3）出纳岗：依据已审批电子指令在银企直联系统完成支付，禁止手工篡改收款方信息。

2.3法务合规部

对单笔≥50万元或涉及新供应商、新商业模式的付款进行合规抽查，出具《合规意见书》。

2.4审计监察部

每季度抽取不低于付款笔数5%的样本进行后评价，发现违规即启动问责。

第三章付款类型与审批矩阵

3.1分类

A类：原材料、商品采购货款

B类：固定资产、在建工程进度款

C类：费用类（差旅、市场、咨询、外包）

D类：税金、银行手续费、利息等刚性支出

E类：员工薪酬、社保公积金

F类：捐赠、赞助、政府性基金

3.2审批矩阵

（金额单位：人民币）

|类型|≤5万|5–20万|20–100万|100–500万|≥500万|

|A|业务负责人+财务初审|加事业部总经理|加财务总监|加总裁|加董事会专项决议|

|B|业务负责人+项目监理+财务初审|加事业部总经理|加财务总监+法务|加总裁+审计监察部联签|加董事会专项决议|

|C|部门经理+财务初审|加分管领导|加财务总监|加总裁|加董事会专项决议|

|D|税务经理+财务初审|财务总监|无需更多|无需更多|无需更多|

|E|HRBP+财务初审|加HR总监|加财务总监|加总裁|加董事会专项决议|

|F|禁止无预算支出|加法务+财务总监|加总裁|加董事会专项决议|加股东大会决议|

第四章付款申请与单据要求

4.1前置单据

（1）已生效合同或PO单（电子章与合同系统编号一致）。

（2）验收单/收货单：需有二维码或RFID标签，扫码后自动回写ERP。

（3）发票：增值税专用发票须完成“选择确认平台”勾选；普通发票须完成“电子发票服务平台”验真。

（4）预付款须提交《预付款保函》或《履约保证金到账确认书》。

4.2单据影像要求

扫描分辨率≥300dpi，PDF≤2M，命名规则：公司代码_供应商编号_合同号_日期，例：01CG20250625001pdf。

4.3禁止情形

（1）发票购买方名称、税号、地址电话、开户行账号与系统主数据不一致。

（2）合同未走完“用印”流程即发起付款申请。

（3）收款方账户与合同账户不一致且未提交《收款账户变更三方协议》。

第五章系统操作流程

5.1角色与账号

所有角色使用统一身份认证（UIS）登录ERP-FIN，禁止账号共享。

5.2操作步骤

步骤1业务经办人

①登录ERP-FIN→“付款申请”→选择合同号→系统自动带出合同金额、已付金额、质保金比例。

②填写本次付款金额、付款方式（电汇/银票/商票/信用证）、计划付款日期。

③上传影像附件→点击“提交”。

步骤2业务负责人

①收到待办→查看影像→核对验收→输入动态口令→电子签批。

步骤3财务初审

①打开“发票验真”接口，系统自动比对发票代码、号码、金额、税额。

②比对不通过即退回，并勾选退回原因代码（01发票伪、02金额错、03税率错）。

步骤4资金计划岗

①查看资金池余额→若计划外，需先走“资金追加”流程，生成《资金追加单》编号。

②标记“计划内/计划外”→提交。

步骤5分级审批节点

系统按审批矩阵自动路由，审批人可在手机APP“闪签”完成，也可PC端批注。

步骤6出纳付款

①系统生成银企直