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2026年医院档案管理工作计划

2026年是医院高质量发展深化年，也是档案管理体系与能力现代化建设的关键年。为全面贯彻落实《中华人民共和国档案法》《医疗质量安全核心制度要点》及国家卫生健康委关于档案管理的最新要求，结合医院“十四五”发展规划和智慧医院建设目标，现围绕“夯实基础、强化创新、赋能服务”主线，制定本年度档案管理工作计划如下：

一、制度体系优化：构建全生命周期管理规范

以《医院档案管理办法》修订为核心，系统梳理现行档案管理制度与业务流程，重点解决“分类不精准、责任不清晰、标准不统一”三大痛点，构建覆盖“收集-整理-归档-保存-利用-鉴定-销毁”全生命周期的制度体系。

1.分类标准精细化：参照国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2022）及《医疗文书档案管理规范》（WS/T677-2020），结合医院实际业务场景，将档案细分为12大类48小类。例如，在传统“文书、科技、人事、会计”四大类基础上，新增“智慧医疗档案”（含电子病历、医学影像数据、AI辅助诊断记录）、“科研协同档案”（含多中心临床研究数据、生物样本库关联资料）、“患者服务档案”（含随访记录、健康教育资料）等新兴类别，明确每类档案的归档范围、保管期限（永久/30年/10年）及密级划分标准（公开/内部/秘密）。

2.责任链条清晰化：修订《档案工作岗位责任制》，建立“院级-部门-岗位”三级责任体系。由分管副院长牵头，医务部、信息中心、护理部等12个业务部门负责人组成档案管理委员会，每季度召开联席会；各科室设立兼职档案员（由质控员或秘书兼任），负责本科室日常文件收集与预整理；档案科专职人员负责终审归档与集中管理。同步制定《档案工作考核细则》，将档案管理质量纳入科室绩效考核（占比3%），对迟交、漏交、错归档案的科室扣减当月质控分，对连续3个月达标科室给予“档案管理先进奖”。

3.流程操作标准化：编制《医院档案管理操作手册（2026版）》，细化23项具体操作流程。例如，电子病历归档流程明确“医生完成终末病历72小时内系统提交→质控科完成内涵质控→信息中心完成数据备份→档案科审核元数据完整性（含患者基本信息、诊疗过程、签名信息）→生成唯一档号并归档”；科研档案归档流程增加“伦理审查批件、数据溯源记录、成果转化协议”等必备材料清单；人事档案新增“继续教育学时证明、不良执业行为记录”等动态更新内容。

二、信息化升级：打造智慧档案管理平台

依托医院“智慧医院5.0”建设项目，以“全业务覆盖、全数据贯通、全流程可控”为目标，推进档案管理系统与医院核心业务系统深度融合，重点解决“电子档案分散存储、元数据标准不一、利用效率低下”等问题。

1.系统功能迭代：升级现有档案管理系统（V3.0）为“智慧档案管理平台（V4.0）”，新增四大核心模块：

-智能归档模块：通过API接口对接HIS（医院信息系统）、LIS（检验系统）、PACS（影像系统）、EMR（电子病历系统）及OA（办公自动化系统），自动抓取符合归档条件的电子文件（如出院病历、手术记录、财务凭证），基于预设规则（如“出院小结+诊断证明+检查报告”为必选字段）自动校验完整性，校验通过后生成归档任务推送至兼职档案员确认，实现“业务结束即归档”。

-知识图谱模块：利用自然语言处理（NLP）技术提取档案关键词（如“糖尿病”“关节置换术”“DRG分组”），建立“疾病-术式-耗材-疗效”关联关系图谱，支持多维度组合查询（如“2020-2025年65岁以上糖尿病患者全髋关节置换术围术期并发症”），为临床研究提供数据支撑。

-安全管控模块：采用国密SM4加密算法对电子档案进行全生命周期加密，设置“查阅-下载-打印”分级权限（如实习医生仅可在线查阅，主任医师可下载但不可打印），关键操作（如调阅涉密档案）需二次认证（短信验证码+动态令牌），系统自动留存操作日志（含时间、账号、操作类型、IP地址），保留期限10年。

-容灾备份模块：构建“本地+云端+异地”三级备份体系，本地采用磁盘阵列（RAID5）每日增量备份，云端（通过政务云加密通道）每周全量备份，异地（与市医疗数据中心签订协议）每月离线备份，确保档案数据“零丢失”。

2.数字资源整合：启动“医院档案资源池”建设，重点完成三大专题数据库：

-临床质量数据库：整合2018-2025年出院病历（约50万份），提取主要诊断、手术级别、平均住院日、30天再入院率等36项核心指标，按科室、病种、术式分类存储，为DRG/DIP付费分析、临床路径优化提供数据支持。

-科研成果数据库：归集近10年科研项目档案（含国自然、省重点课题等237项），关联论文发表（SCI/EI收录1200篇）