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工程档案管理制度

第一章总则

第一条为规范本企业工程档案管理工作，确保工程档案的真实、完整、准确、系统，充分发挥工程档案在项目建设、质量追溯、运维管理、合规验收中的核心作用，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）、《城市建设档案管理规定》等相关法律法规及国家标准，结合本企业工程建设管理实际，制定本制度。

第二条本制度所称工程档案，是指企业在工程建设全周期（从项目立项、勘察设计、施工建设到竣工验收、运维管理）中直接形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。涵盖工程准备阶段文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件及运维阶段相关资料。

第三条本制度适用于本企业所有新建、扩建、改建工程项目的档案管理工作，覆盖建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他参建单位参与工程档案形成、收集、整理、归档、保管、利用的全过程，全体相关从业人员均需严格遵守。

第四条工程档案管理遵循“统一领导、分级负责、全程管控、同步形成、规范归档、安全可控”的原则，将档案管理要求纳入工程建设各环节，实现工程进度与档案形成同步、工程验收与档案验收同步、项目移交与档案移交同步。

第五条企业成立工程档案管理工作领导小组，由总经理担任组长，分管工程副总担任副组长，成员包括工程管理部、档案管理部、成本合约部、质量安全部及各项目部、参建单位负责人。领导小组统筹审定档案管理制度、协调资源保障、解决重大问题；档案管理部为归口管理部门，负责制度实施、业务指导、监督检查；各项目部设专职或兼职档案员，负责项目档案的日常收集、整理与移交工作。

第二章组织架构与职责分工

第六条领导小组职责：审定工程档案管理相关制度及实施细则；协调解决档案管理工作中的跨部门、跨单位重大问题；保障档案管理工作所需人员、经费、库房及设备资源；组织开展档案管理工作考核与奖惩。

第七条档案管理部职责：

负责工程档案管理制度的制定、修订及组织实施，开展全员档案管理专项培训，确保相关人员熟悉归档范围、质量要求及流程规范；

建立健全工程档案管理体系，明确各环节管理标准，对各项目部及参建单位的档案工作进行常态化业务指导；

负责工程档案的最终接收、审核、整理、立卷、归档及保管工作，建立档案检索系统，确保档案管理规范、检索便捷；

组织开展工程档案专项验收，配合城建档案管理机构的验收与检查工作，按要求完成档案移交备案；

负责工程档案的日常利用、借阅管理及安全防护，定期对档案保管状况进行检查，及时处理破损、变质档案。

第八条项目部职责：

作为项目档案管理直接责任主体，在项目招标及与参建单位签订合同时，明确档案编制套数、质量要求、移交时间及费用承担等条款；

设立专职档案员，负责项目全周期档案的收集、整理、初审工作，建立《项目档案管理台账》，确保档案与工程进度同步形成、同步归档；

监督检查勘察、设计、施工、监理等参建单位的档案形成与积累工作，对不符合要求的资料及时督促整改；

组织项目竣工前的档案自查工作，汇总各参建单位移交的档案资料，向档案管理部申请档案专项验收并完成最终移交。

第九条参建单位职责：

勘察、设计单位：负责本单位形成的勘察报告、设计图纸、设计变更、技术交底等资料的收集、整理，按合同约定向项目部移交完整档案；

施工单位：建立项目部级档案管理体系，负责施工过程资料（含隐蔽工程记录、材料送检报告、分部分项验收记录等）的收集、整理，确保资料真实完整，竣工图编制符合规范并加盖“竣工图章”，按要求向项目部移交档案；

监理单位：对施工单位提交的档案资料进行审核，签署监理审核意见，负责本单位形成的监理规划、监理日志、旁站记录等资料的收集、整理与移交。

第三章工程档案的归档范围与质量要求

第一节归档范围

第十条工程准备阶段文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、招投标文件、勘察设计合同、施工合同、监理合同等前期审批及合同文件。

第十一条勘察设计文件：包括勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知单、技术核定单、图纸会审纪要等。

第十二条施工文件：包括施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、材料进场检验报告及合格证、隐蔽工程验收记录（附影像资料）、分部分项工程验收记录、施工日志、工程款支付证书、工程变更签证等。

第十三条监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理日志、旁站记录、平行检验记录、监理通知单、工程暂停令、复工令、验收审核意见等。

第十四条竣工图与竣工验收文件：竣工图需完整反映工程最终建设状态，加盖竣工图章并由编制人、审核人签字；竣工验收文件包括竣工验收报告、消防环保验收意见书、工程质量保修书、竣工结算文件、备案表等。

第十五条声像