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电子档案的管理制度

为了加强电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为医院发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合本院实际，作出本规定。

建立与健全电子文件的的管理体制和工作职责

加强领导，电子文件从形式到归档的管理过程中，由档案部门、信息科及各产生电子档案的业务部门负责。

电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失，不损毁，不失真，以确保电子文件的完整、真实和有效利用。

电子文件实行统一管理，档案室配备与业务部门兼容的计算机，使归档的电子文件能有效机读，档案人员须忠于职守，熟练掌握计算机系统的使用技能，组织编制电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥电子文件的作用。

电子文件的归档方式

电子文件的收集可以在线自动、手动等方式进行，但归档传递过程必须安全可控，以保证电子文件的真实性。

提交归档的电子文件应属于归档范围并已经办理完毕、及时归档。

各业务部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；对带有归档标识的电子文件进行分类组盘。

归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著内容，归档的电子文件的著录应该符合国家著录规则基本要求。

电子文件的移交与保管

电子文件每年6月份前将上年度应该归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。

档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分百的准确率。

入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时进行补救。

随着计算机技术和设备更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版本或有问题的载体仍需保存三年。

保管电子文件的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在14-24度，相对湿度控制在45%—60%。

四、电子文件的提供和利用

1.封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

2.销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章