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中国电子会计档案管理办法

一、总则

为规范电子会计档案管理，保障电子会计档案的真实、完整、可用与安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）《电子签名法》及《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20号）等法律法规，结合单位实际业务需求，制定本办法。

本办法适用于单位在会计核算、财务管理及相关业务活动中形成的，以电子形式存储的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料（以下简称“电子会计档案”）的全生命周期管理，包括形成、归档、保管、利用、鉴定、销毁等环节。

本办法所称电子会计档案，是指单位从外部接收或内部生成的，以电子形式存储的，具有保存价值的会计资料，包括但不限于：

（一）电子会计凭证：含原始凭证（如电子发票、财政电子票据、银行电子回单等）和记账凭证；

（二）电子会计账簿：含总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿；

（三）电子财务会计含月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（四）其他具有保存价值的电子会计资料：含银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

电子会计档案管理遵循以下原则：

1.合法合规原则：严格执行国家法律法规及行业标准，确保管理流程符合法定要求；

2.安全可靠原则：采取技术与管理措施，保障电子会计档案的防篡改、防丢失、防泄漏；

3.便于利用原则：优化存储与检索设计，满足日常查询、统计分析及审计监督等需求；

4.全程管理原则：覆盖电子会计档案从生成、归档到销毁的全生命周期，确保各环节衔接有序。

二、管理职责

（一）单位负责人职责

单位负责人对电子会计档案管理工作负领导责任，负责审批电子会计档案管理制度、重大技术方案及经费预算，监督管理工作落实情况。

（二）财务部门职责

1.负责电子会计资料的生成、审核与整理，确保电子会计资料的真实性、完整性、准确性；

2.按规定完成电子会计档案的预归档工作，包括格式校验、元数据采集、电子签名（或电子印章）核验等；

3.配合档案部门完成电子会计档案的归档接收与移交；

4.参与电子会计档案的鉴定与销毁工作，提供专业意见；

5.定期对电子会计档案管理系统的功能适用性进行评估，提出优化需求。

（三）档案部门职责

1.制定电子会计档案管理制度、操作规范及应急预案；

2.负责电子会计档案的归档接收，对预归档资料的完整性、合规性进行复核；

3.建立电子会计档案保管体系，实施存储介质管理、备份策略制定及异地容灾方案落实；

4.组织电子会计档案的利用服务，审核利用申请，记录利用情况；

5.牵头开展电子会计档案的鉴定工作，会同财务、审计等部门提出鉴定意见；

6.监督电子会计档案管理系统的运行，确保符合长期保存要求。

（四）信息部门职责

1.负责电子会计档案管理系统的开发、维护与升级，确保系统符合国家及行业技术标准；

2.保障电子会计档案存储环境的安全稳定，实施加密存储、访问控制、防篡改等技术措施；

3.配合财务、档案部门完成电子会计资料的格式转换、元数据采集及备份工作；

4.制定并实施电子会计档案数据安全事件应急预案，定期开展灾难恢复演练。

（五）业务部门职责

1.按要求生成或提供业务相关的电子会计原始凭证（如电子合同、物流电子单据等），确保其合法合规；

2.配合财务部门完成电子会计资料的真实性核验，提供必要的业务背景信息；

3.参与涉及本部门的电子会计档案利用申请审核，协助解决利用过程中的业务疑问。

三、形成与归档管理

（一）形成要求

1.电子会计资料的生成应依托符合《企业会计信息化工作规范》的会计信息系统，系统需具备电子签名（或电子印章）、元数据自动采集、防篡改等功能。

2.外部接收的电子会计资料（如电子发票）应通过合法渠道获取，需附可靠的电子签名或由出具方提供有效认证，确保来源可追溯、内容不可篡改。

3.内部生成的电子会计资料（如记账凭证）需经制单、审核、记账等流程，各环节操作人需通过系统实名认证，流程记录完整可查。

（二）归档范围

下列电子会计资料应纳入归档范围，且需同时满足以下条件方可仅以电子形式归档保存（无需打印纸质件）：

1.形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

2.使用的会计信息系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

3.电子会计资料的存储格式符合长期保存要求（如版式