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行政事业单位会议纪要整理管理细则

行政事业单位会议纪要作为记录会议核心内容、明确决策事项、跟踪工作落实的重要载体，是单位内部管理的基础性文件，对规范行政行为、提升工作效能具有关键作用。为进一步加强会议纪要整理管理的规范化、标准化建设，确保会议精神准确传达、决议事项有效落实，依据《党政机关公文处理工作条例》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关制度，结合本单位实际，制定本管理细则。

第一章总则

第一条适用范围

本细则适用于单位内部召开的所有正式会议，包括但不限于：

1.党组（党委）会议：贯彻落实党的路线方针政策、研究“三重一大”事项（重大决策、重要人事任免、重大项目安排和大额资金使用）的决策性会议；

2.行政办公会议：研究部署日常行政管理、业务推进、资源调配等工作的执行性会议；

3.业务专题会议：针对特定业务领域（如财务、人事、项目建设、资产管理等）召开的专项研讨、问题协调会议；

4.其他重要会议：如年度工作会、总结会、跨部门协调会、上级调研座谈会等需形成正式记录的会议。

第二条管理原则

1.真实准确：如实记录会议过程，客观反映发言内容，确保数据、结论与会议实际一致；

2.规范严谨：严格遵循记录、整理、审核、归档流程，统一格式标准，避免随意性；

3.及时高效：会议结束后按规定时限完成纪要整理，确保决策部署快速落地；

4.安全保密：涉及涉密内容的会议纪要，严格执行保密规定，限定知悉范围。

第二章职责分工

第三条会议组织部门

负责会议的统筹协调，明确会议类型、议题、时间、地点及参会人员，提前1个工作日（紧急会议除外）向记录人员提供会议议程、背景材料及相关文件依据。

第四条记录人员

1.由会议组织部门指定或单位办公室统筹安排，原则上需为正式在编人员，熟悉单位业务及公文规范；

2.会前需提前15分钟到场，检查会议签到表、录音设备（如有）等准备情况，确认参会人员身份；

3.会中全程记录，重点捕捉关键发言、争议焦点、表决结果及决议事项；

4.会后24小时内（重要会议48小时内）完成原始记录整理，形成初稿并提交审核。

第五条审核人员

1.初审：会议组织部门负责人，重点审核内容完整性（是否遗漏关键议题、决议）、表述准确性（数据、名称、术语是否规范）；

2.终审：分管会议组织部门的单位领导（或主要领导授权人员），重点审核决议事项的合规性（是否符合法律法规、单位制度）、执行可行性（责任部门、时限、标准是否明确）。

第六条归档人员

单位综合档案室负责，需在纪要终审通过后3个工作日内完成纸质版与电子版归档，确保档案完整、可追溯。

第三章记录要求

第七条会前准备

1.材料收集：记录人员需提前获取会议议程、议题说明、汇报材料（含数据表格、政策文件等附件），熟悉会议背景及核心目标；

2.工具准备：使用单位统一的《会议记录模板》（见附件1），配备专用记录本（需标注年度、会议类型、序号），必要时启用录音设备（录音文件需与记录同步归档，保存期限与会议纪要一致）；

3.人员确认：核对参会人员签到表（需手写签名，不得代签），记录实到人员姓名、职务，未到人员需注明请假原因及委托参会人员信息。

第八条会中记录

1.基本信息记录：准确记录会议时间（具体到分钟）、地点、主持人（职务+姓名）、应到/实到人数、列席人员（非决策但需知情的人员）；

2.议题逐项记录：按议程顺序记录每个议题的汇报内容（汇报人、核心数据、存在问题、建议方案）、讨论过程（发言人职务+姓名，观点摘要，如“张三（业务科科长）提出：建议将预算调整为XX万元，依据是《XX管理办法》第三条”）、表决情况（如无表决需注明“经讨论一致通过”或“存在分歧，暂缓决策”）；

3.决议事项记录：明确决议结论（如“同意XX方案”“驳回XX申请”）、责任部门（需具体到科室或岗位）、完成时限（精确到月/日）、考核指标（量化要求，如“完成率≥90%”“投诉率≤3%”）；

4.特殊情况记录：

-临时动议：记录提出人、内容、讨论过程及处理结果（如“因突发情况，李四（办公室主任）临时提出增加‘疫情防控预案修订’议题，经主持人同意后纳入讨论”）；

-争议事项：记录不同意见的核心分歧（如“王五（财务科副科长）认为应预留5%备用金，赵六（项目办主任）主张全额下拨”）及最终协调方案；

-缺席人员意见：记录未参会人员会前提交的书面意见（需附签字原件）。

第九条会后补录

1.录音文件整理：如使用录音设备，记录人员需在会后2小时内回放核对，补充遗漏内容，修正因语速过快或口音导致的记录误差；