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工程造价咨询档案管理制度

第一章总则

第一条为统一工程造价咨询档案管理口径，规范档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全流程工作，确保档案的真实性、完整性、安全性、可追溯性和可复用性，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程造价管理条例》《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）《电子文件管理暂行办法》及企业ISO9001质量管理体系要求，结合本单位工程造价咨询业务实际，特制定本制度。

第二条本制度所称工程造价咨询档案（以下简称“档案”），是指本单位在工程造价咨询活动中形成的、具有保存价值的各种载体文件资料，包括但不限于文字、图表、声像、电子数据、BIM模型、数据库备份、影像资料、过程沟通记录等，涵盖纸质原件、电子文件及其他相关载体形式。

第三条档案管理实行“谁形成、谁负责、谁归档”的原则，贯穿项目启动、实施、收尾、后评价全过程，纳入各部门、各岗位绩效考核，确保档案管理与业务工作同步推进、无缝衔接。

第四条本制度适用于本单位所有工程造价咨询项目（包括投资估算、初步设计概算、施工图预算、工程量清单、招标控制价编制、工程结算审核、竣工决算审核、全过程造价咨询等）相关档案的管理工作，全体参与工程造价咨询业务的人员及档案管理人员均需严格遵守。

第五条档案工作接受本单位法定代表人直接领导，由技术质量部归口管理，设立专职档案室，配置专职档案管理员2名、兼职档案联络员若干，形成“横向到边、纵向到底”的档案管理网络，确保各项管理工作落地见效。

第二章组织与职责

第一节法定代表人职责

第六条审批本单位档案管理制度、年度档案工作计划及档案管理经费预算，保障档案管理工作的正常开展。

第七条对重大档案损毁、丢失、泄密事件负最终责任，协调解决档案管理工作中的重大问题。

第二节技术质量部（档案归口管理部门）职责

第八条负责制定、修订本档案管理制度及配套细则，统一规范档案管理的标准、流程和要求。

第九条统一购置档案管理所需设备，包括档案管理软件、服务器、密集架、防磁柜、扫描仪等，保障档案管理的硬件和软件支撑。

第十条组织开展年度档案管理培训、保密教育和应急演练，提升相关人员的档案管理意识和实操能力。

第十一条每季度对各部门档案归档的及时率、完整率、准确率进行检查、排名和通报，督促各部门整改存在的问题。

第十二条牵头组织档案的鉴定、销毁及延长保管期限的审核报批工作，统筹推进档案数字化建设。

第三节项目负责人职责

第十三条对所负责项目的档案质量负首要责任，在《项目启动任务书》中明确档案收集范围、整理深度和移交节点。

第十四条指定项目资料员，负责项目全过程档案的初步收集、整理和预归档工作，确保档案资料无污损、无缺失。

第十五条审核项目竣工档案的完整性、准确性和规范性，签署《档案移交承诺书》，确保档案符合归档要求后移交档案室。

第四节专职档案管理员职责

第十六条负责档案分类表、档号规则、保管期限表的动态维护，规范档案的分类、编号和归档秩序。

第十七条负责纸质档案的消毒、去酸、修裱、装订和数字化处理，做好电子档案的四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）及区块链固证工作。

第十八条负责档案的日常保管、入库登记、出库跟踪和归还核验，建立健全档案管理台账，确保档案存放有序、可查可追溯。

第十九条负责档案利用的审批、借阅登记和使用监督，严格控制档案查阅、复制、借阅的范围和权限，防止档案泄密。

第二十条负责到期档案的鉴定工作，提出销毁或延长保管期限的建议，按规定流程办理审批手续，全程做好记录。

第二十一条定期对档案保管环境进行检查维护，防范火灾、潮湿、虫蛀、盗窃等风险，确保档案安全。

第五节兼职档案联络员职责

第二十二条负责本部门内部档案的预立卷、预归档工作，核对档案资料的完整性和规范性，及时纠正存在的问题。

第二十三条每月5日前向档案室报送《月度归档清单》，配合专职档案管理员完成档案的接收和核对工作。

第二十四条配合档案室完成档案迎检、审计、司法鉴定等调卷任务，提供相关辅助支持。

第六节咨询人员职责

第二十五条在业务开展过程中，及时收集、整理所负责环节形成的档案资料，确保资料的真实性、完整性和规范性，不得遗漏、篡改或损毁。

第二十六条按照项目负责人和兼职档案联络员的要求，及时提交相关档案资料，配合完成预归档和正式归档工作。

第二十七条严格遵守档案保密规定，不得擅自泄露档案中的敏感信息，不得私自留存、复制或传播未归档的档案资料。

第三章档案的收集与归档

第一节收集范围

第二十八条工程造价咨询档案收集范围涵盖项目全流程，主要包括以下类别：

（一）委托类资料：委托合同、委托书、项目立项文件、可行性研究报告、规划许可证、施工许可证等相关审批文件；

（二）技术类资料：设计图纸、设计变更、工程签证、施工组