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2026年企业合同档案分类与存储制度

本制度适用于XX集团及下属全资子公司、控股子公司、实际控制的分公司、办事处等所有分支机构的全品类合同档案的分类、归集、存储、调取、销毁、数字化管理全流程，所有涉及合同签署、管理、使用的部门及个人均须严格遵守本制度要求。

一、职责划分

1.法务部为合同档案管理的归口责任部门，负责制度制定、流程优化、监督考核、争议判定，每年牵头开展不少于2次的合同档案管理培训，覆盖所有业务部门的合同经办人员；负责对接监管部门、司法机构的合同调取核验工作，对合同档案的合规性负管理责任。

2.集团档案管理室为执行部门，负责合同档案的校验、分类、存储、调取对接、销毁执行、存量档案数字化处理，集团总部配备不少于3名持档案管理从业资格证的专职人员，各分支机构至少配备1名专职或兼职档案管理员，所有档案管理员须经法务部培训考核合格后方可上岗。

3.各业务部门为前端归集责任主体，每个部门指定1名固定合同对接人，负责本部门合同的收集、初审、提交归档，对归档材料的真实性、完整性、及时性负首要责任，合同经办人员变动时须做好合同档案的交接工作，交接记录留存不少于5年。

4.信息技术部为数字化存储的技术支撑部门，负责电子档案存储系统的开发、运维、安全防护，每年开展不少于4次的系统安全巡检，每半年开展1次数据灾备演练，确保数据存储零丢失、零泄露。

二、合同档案分类规则

所有合同档案按