2026年医院会议室预约管理制度.docxVIP

2026年医院会议室预约管理制度

第一条为规范2026年度全院各级会议室资源统筹调度，提高空间使用效率，杜绝闲置、挤占、预约冲突等问题，结合本院新院区正式投用、三院区协同办公、学术交流频次逐年提升的实际运营需求，特制定本制度。本制度适用于全院所有产权所属、租赁使用的公共会议室、专科示教室、远程会诊中心会议区、学术报告厅、多院区共享会议空间，以及医院托管的8家社区卫生服务中心配套会议场地，院内所有行政科室、临床医技科室、规培基地、科研平台、外包服务合作单位、外单位申请使用上述场地均需严格遵守本制度要求。

第二条管理权责划分。本院实行“院办统筹、片区管理、科室配合、技术支撑”的四级管理体系：

（一）院办公室为会议室资源总归口管理部门，配备2名专职会议室管理员，负责62间各类会议场地的基础信息台账更新、预约平台规则调整、预约冲突协调、年度使用效能评估工作。其中台账需明确每间场地的位置、面积、额定容纳人数、设备配置清单、维保责任人、最新消杀记录，每季度最后1个工作日在OA系统公示更新；每季度核查所有场地设备完好率，要求完好率不低于98%；每年12月20日前出具年度会议室使用效能报告，2026年度全院会议室整体闲置率需控制在5%以内，较2025年下降6.2个百分点，预约爽约率控制在2%以内，较2025年下降6.7个百分点。

（二）三院区各设1名兼职片区会议室管理员，各临床科室专属的专科会