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采购档案归档管理工作指南

一、采购档案归档管理的适用范围与核心定义

（一）适用范围

本指南适用于各级党政机关、事业单位、国有企业、规模以上民营企业等各类组织的货物类、工程类、服务类采购项目档案归档管理，涵盖公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价、框架协议采购等所有法定采购方式，也适用于组织内部零星采购、应急采购等特殊采购场景的档案管理。

（二）核心定义

1.采购档案：指采购项目从需求发起、计划审批、方式确认、公告发布、供应商响应、评审定标、合同签订、履约验收、资金支付到质疑投诉处理全流程形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的历史记录，是采购活动真实性、合规性的核心凭证，也是审计监督、责任追溯、争议处理的核心依据。

2.归档管理：指对采购文件进行收集、整理、鉴定、编号、装订、存储、保管、利用、销毁的全生命周期规范化管理活动，核心目标是保证采购档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性。

二、采购档案归档范围与分类标准

（一）必归档文件范围

按照《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法》《政府采购档案管理办法》等规定，采购项目全流程以下文件必须完整归档：

流程阶段

必归档文件明细

需求与审批阶段

1.采购需求审批表（含需求部门签字、归口管理部门审核意见）；2.采购预算审批文件（含财务部门预算确认单、预算调整审批表）；3.采购