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档案整理、立卷、归档实操工作指南

一、前期准备阶段

（一）工具与环境准备

1.硬件工具

准备A4型档案盒、档案袋、全引目录打印纸（70g以上A4静电复印纸）、档案装订专用棉线、装订针、不锈钢剪刀、美工刀、钢尺、档案专用页码打码机/黑色打码墨水、固体胶、档案分类章、档案借阅登记本，涉密档案需准备带锁保密柜及涉密专用存储介质。根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）要求，档案盒厚度统一为10mm、20mm、30mm、40mm四种规格，可根据归档文件厚度灵活选择，避免过厚导致盒体变形、文件折损。

2.软件工具

使用符合《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）规范的档案管理系统，提前完成年度分类方案、保管期限表的节点配置，导出空白归档文件目录模板，模板包含档号、文号、责任者、题名、日期、密级、保管期限、页数、备注9个必填字段，字段格式与国家档案局要求一致。

3.环境要求

整理区域需保持温度18-24℃、相对湿度45-60%，避开阳光直射，避免纸质文件受潮发黄、墨水晕染；整理前需清洁工作台，佩戴棉质手套，避免手上汗渍污染文件。

（二）制度依据梳理

整理工作开展前需明确3项核心依据：①本单位《文件材料归档范围和保管期限表》，已报送同级档案主管部门核准的正式文本；②本单位年度组织机构设置、职能分工文件，明确各部门归档责任；③《机关档案管理规定》《归档文件整理规则》等