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文件复印装订管控职责

一、文件复印装订管控总则

1.目的

为规范公司各类文件的复印、装订全流程管理，保障文件信息安全、输出质量达标、成本可控，杜绝涉密信息泄露、资源浪费、格式不规范等问题，结合公司《文件管理制度》《保密管理办法》《成本管控实施方案》相关要求，特制定本职责。

2.适用范围

本职责适用于公司各中心、各事业部、各分子公司所有行政办公类、业务运营类、涉密管理类、对外报送类、档案归档类文件的复印、装订全流程管控，覆盖从复印申请、权限审核、设备操作、过程监督到成品核验、归档销毁、成本核算的全部环节。

3.基本原则

按需申请原则：所有复印装订需求必须提前履行申请审批流程，严禁无审批私自复印、超需求超额复印。

涉密管控原则：涉密文件复印装订必须严格执行保密管理规定，全程闭环管控，严禁泄露涉密信息。

质量达标原则：复印装订成品必须符合公司统一格式规范，满足报送、归档、使用的质量要求。

成本节约原则：优先推行电子化办公，确需纸质输出的严格控制印量，合理选用耗材，降低运营成本。

责任追溯原则：所有复印装订操作全程留痕，出现问题可精准追溯责任主体，落实奖惩机制。

二、各主体管控职责

1.需求发起部门职责

（1）需求申报

明确复印装订文件的类型、用途、份数、纸张规格、装订要求，对文件内容的真实性、完整性、合规性负责，严禁报送涉密、违规、无效内容的复印需求。