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物业档案资料管理流程

我干物业档案管理快十年了，刚入行的时候跟着老主任学，他第一句话就告诉我，物业的根基一半在现场服务，一半在档案管理，那时候我还不以为然，觉得不就是把纸收进柜子吗，能有什么要紧？直到后来经历了几次事儿才明白这句话的分量，小到业主找几年前的装修记录，大到地下管线维修、公共区域产权纠纷，哪一样离了完整准确的档案都要出乱子。今天我就把我们实际在用、多年摸爬滚打总结出来的完整物业档案资料管理流程，一步一步梳理清楚，全是一线干出来的干货，没有空话套话。

1前期收集环节：把该拿的资料都收齐，把好第一道关

档案管理的第一步就是收集，这是整个流程的基础，要是该收的没收齐，或者收了错的假的，后面再怎么整理也没用。我现在每次带新人，第一节课就讲收集的要求，半点儿都不能含糊。

1.1按来源分类收集，不遗漏任何一份重要资料

我们接触的档案来源分三类，每一类的收集要求都不一样，要分开来核对。

1.1.1开发建设单位移交的原始档案

这部分是小区的“出生证明”，最重要也最容易出问题。刚入行那年，我们接一个新小区，开发商图省事，少给了一份地下弱电管网的总平面图，我们当时没仔细核对就收了，后来过了两年小区改造光纤，施工队挖断了主电缆，停了大半天电，赔了业主不少钱，从那之后我再收开发商的资料，就对着移交清单一项一项现场核对，缺一样都不签字。具体来说，我们要收的包括小区的总规划平面图、所有建筑的