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记录表单保存查阅管理程序

一、总则

记录与表单是组织运行可追溯性的核心载体——质量事故追责、审计取证、体系认证（如GB/T19001/ISO9001）均以记录为证据链起点。本程序旨在规范记录表单从编制、填写、收集、归档到销毁的全生命周期管理，解决「记录找不到、填得不实、到期销不掉」三类典型问题。

1.1目的与适用范围

?目的：确保记录的真实性、完整性、可追溯性和可检索性，任何记录在保存期限内可在15分钟内完成定位调取。

?适用范围：公司各部门在质量、环境、职业健康安全、生产运行、行政管理活动中产生的全部纸质记录与电子记录，包括各类表单、台账、报告、检验单、会议纪要、培训记录等。

?不适用范围：财务凭证（按《会计档案管理办法》单独管理）、人事档案（按人力资源部专项制度管理）。

1.2职责分工

角色

职责

各部门负责人

编制/修订本部门记录表单，指定1名记录管理员，审核记录填写质量

部门记录管理员

每月25日前收集本部门当月记录，登记《记录归档台账》，办理移交

综合管理部档案室

接收移交记录，编号上架，办理借阅审批，执行到期销毁

品管部（体系管理部门）

每年12月发布《记录清单》修订版，组织年度记录合规性检查

各岗位记录填写人

按时限、按规范填写，签字/日期完整，不得代签

1.3术语

?记录：已完成填写、能证明活动发生及结果的表单或文件载体。

?电