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文件归档与借阅管理制度

文件编号：WI-QP-005版本号：A/0

1目的

为规范本公司质量管理体系文件的归档和借阅管理，确保文件的安全性和可追溯性，便于文件的检索和利用，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于本公司质量管理体系所有文件的归档和借阅管理，包括质量手册、程序文件、作业指导书、检验规范、管理制度、记录表格、外来文件等的归档与借阅。

3文件归档管理

3.1归档范围

3.1.1应归档的文件包括：

（1）本公司发布的现行有效文件及其历史版本；

（2）作废文件（保留备查部分）；

（3）外来文件（国家标准、行业标准、法律法规、客户图纸等）；

（4）文件审批记录、更改记录、发放记录等相关记录；

（5）其他需要归档的文件资料。

3.2归档要求

3.2.1各部门应在文件发布后15个工作日内完成本部门文件的整理归档。

3.2.2归档文件应按照文件分类和编号顺序排列，编制《文件归档目录表》。

3.2.3归档文件应完整、齐全，包括文件正文、审批表、更改记录、相关附件等。

3.2.4归档文件应有明确的保管期限标识，分为永久保管和定期保管（3年、5年、10年）两类。

3.3归档保管

3.3.1文管员负责文件归档的日常工作，建立文件归档台账。

3.3.2归档文件应存放在专用的文件柜中，做好防火、防潮、防虫、防盗等保护措施。