分公司商务处发货流程管理办法.docVIP

分公司/商务处发货流程管理办法 物流 目录 分公司/商务处发货流程管理办法 附录表格及其流程 分公司/商务处发货流程管理办法 为了明确责、权关系，保证商务处各项业务顺利开展，使分公司/商务处朝着正规化方向发展，并确保公司财产安全，特制定本管理办法。望分公司/商务处各成员认真、严格执行。 仓库出入库管理： 货物入库时，仓库管理员（含储运公司）或指定财务人员，凭总公司送货单清点货物品种及数量无误后，在总公司送货单回单联和收货方保存联上盖章或签字确认，并由送货员或指定财务人员直接带回分公司/商务处，交财务登记入帐。入库单详见附表2。 货物出库时，需经分公司经理/副经理/商务处经理签字或财务开具加盖送货专用章的出库单（所有出库凭证至少为三联，一联为财务存档、一联为仓库存档、一联为收货人存档），仓库管理员或指定财务人员凭以上有效出库凭证出库。 凡分公司经理/副经理/商务处经理签字（一式三联以上）的送货单应在24小时内将财务存档联交至财务制单处，重新入帐。 如果商务处经理和财务部财务人员均不在分公司/商务处时，分公司经理/ 商务处经理应临时受权给其他人员，受权后造成的损失由分公司经理/商务 处经理承担。出库单详见附表3。 分公司/商务处财务部和仓库管理员（含储运公司）各自做好出、入库登记手续，发生差错而导致货物损失，由仓库管理员或指定财务人员按货物成本价全额赔偿损失。 所有分公司/商务处都应和储运公司或仓库签定货物保管协议。 分公司/商务处财务与仓库管理员或分公司/商务处会计与指定财务人员每月定期对帐一次，并前往仓库盘点货物数量。 商务处财务负责人应每天早上上班后30分钟内向商务处经理汇报前一天仓库库存情况，每个月的2号早上上班后30分钟内向分公司经理/商务处经理汇报上个月的仓库盘点情况。库存报表详见表4。 订货单及送货单的管理（订单及送货管理详见附表5订单跟踪表） 分公司/商务处实行订单与电话预约双重形式进行登记发货，交财务处开具送货单，凡以订单形式订货的单位如所欠货款在正常范围内，财务应在2天内（含下订单当天）安排送货；如是电话预约，视实际情况由对方签字传真确认后送货，或由业务员电话授权送货后由业务员签字确认。 送货员须在接到送货单的当天送货。 若有特殊情况，送货员应将当天无法按时送货的送货单退至财务制单处，由制单处处理。 送货员按送货单送货后，须将加盖收货单位验收章（或加盖收货单收货章的验收单）及收货人签名或收货人签名的送货单，于每天下班前或次日上班后5分钟内一并交予财务制单处。 实发数与送货单上的产品或数量不符，送货员须在原送货单上进行修正并签名，备注不符的详细原因。 送货单须保持清洁、完整，不得随意撕毁或涂改、丢失。若因原送货单丢失等原因对公司的货款结算造成损失，该损失由丢失送货单（或其他凭证）的人负责。 送货单原件由财务部保管，业务人员取用时需签字确认。 商务处送货单按月份汇总，以备总公司营销中心和财务部检查。 送货员若发现送货单与订货单上的产品或数量不符，制单处若发现已发货的送货单的内容字迹模糊不清、手续不全或残缺不全，有权提出异议或退单。 任何人未经分公司经理/副经理/商务处经理批准不得擅自提货或出售产品。 查询锅出入库管理 所有查询锅入库时，入库经办人须填写统一的查询锅调换登记表，或交财务制单处直接填开具退货单。 如果是索赔商品，则须填写统一的查询锅调换登记表，先出库后入库。 查询锅出库时，须经仓库管理员或指定财务人员清点后方后退回总公司，并在外包装箱上标明退回原因和规格数量。 送货员在退回查询锅时，首先要了解查询锅退回的原因，如是人为因素退回，需立即通知业务人员，并由业务人员办理有关说服事项。 查询锅出库时，如能修复应尽量修复，退回前应办理总公司规定的各项手续，并事先与顾客服务部联系，经顾客服务部书面同意后方可退回。查询锅的退回申请表详见附表6。 四、旧锅出、入库的管理 〈关于旧锅装运详见附表7：旧锅运回装箱清单〉 旧锅回收入库后，入库经办人须填写统一的入库单，并由对方盖章或签字； 旧锅出库时，须经分公司/商务处财务人员与仓库管理人员共同清点并与帐存数相符方可办理出库，并填写统一的出库单； 旧锅出库时，按每箱12只或15只标准封箱、打包；有条件的应在入库时就按每箱12只或15只标准封箱、打包。 旧锅出、入库单交予制单处，要求填写规范、清楚； 若发现字迹模糊或手续不全，制单处有权拒收； 旧锅出、入库单一式三份，经办人、对方单位、制单处各一份。 旧锅出、入库单须于次日早上上班后5分钟内送交财务制单处。 五、赠品的管理 赠品锅出库，须凭批准的赠品申请表，赠品审批权限单项金额在200元内为分公司副经理/商务处经理，200元以上由分公司经理/营销中心销售部经理审批。另：商务处月末仓库管理员或指定财务人员集中借条