办事处财务管理实 施细则.docVIP

办事处财务管理实施细则（试行） 为适应公司营销体制由销售型向市场型转变，在各地设立办事处后管理上的需要，根据各地的实际情况，并结合总部已制定的《深圳市天音通信发展有限公司办事处管理办法（试行）》的内容，特制订此实施细则。 一、人员管理 办事处设立财务（兼行政）助理一名，行政上归办事处主任管理，财务业务上向分公司财务经理汇报及负责,接受分公司财务经理管理及考评，分公司财务经理对其财务工作进行培训、指导及检查，办事处行政/财务助理工作岗位人员的确定，要征得分公司财务经理的同意，对于不称职行政/财务助理，财务经理有权要求更换人员。(具体职责标准见附件一) 二、备用金及费用管理 1、办事处根据当地实际情况，经分公司负责人及财务经理批准并报总部财务资金部备案后，在当地银行开设分公司负责人姓名的银行存折或储蓄卡，用于备用金的收支。备用金要求账户与密码分开管理，其中密码由办事处行政/财务助理管理，账户由办事处主任掌握。备用金的支取由办事处经办人填写借款单，办事处主任批准(日常借款不得超过其本人一个月工资)。办事处主任（或其授权人）与行政/财务助理共同完成提取备用金的操作。行政/财务助理根据业务发生的实际内容，逐笔逐日按月登记“备用金使用备查帐”（见附件二）其中备用金存折（卡）应建立手工流水帐。 2、办事处费用实行预算管理。每月26日办事处财务助理编制《办事处下月度费用计划预算表》（见附件三）并经办事处主任确认，上报分公司财务，分公司财务会同行政、销售、市场等部门部审核并报分公司负责人批准（每月30日前审批完毕）。月度内如追加费用、增置资产、特殊市场费等超计划申请费用需打临时申请经分公司相关部门批准，报总经理、财务审核同意后执行，如遇紧急情况可电话授权处理，事后补签手续。（办事处预算原则上包含在分公司大预算计划内。）分公司依据已批准预算分批次拨付备用金至办事处备用金帐户（5000元/次），办事处必须按公司现有的各项制度规定，在计划金额及项目内使用并应及时粘贴费用报销单，经当地行政财务助理进行初审，办事处主任审核后，行政财务助理编制序号并在单据上注明（如烟台办事处2003年1月第5号单，则序号为YT030105），据此号登记“备用金使用备查帐”，并定期四次（6日、13日、20日、27日）填制报销凭证传递回执单（注明单据份数、金额，市场费用、非市场费用分开填列）（见附件四），用EMS寄回分公司财务，财务及时打卡核销或冲抵备用金（使备用金控制在3000-4000元内），对于较大金额的费用支付（5000元以上），由财务提出支付方式，以降低费用支付风险。 3、费用单据最终审核为分公司财务经理，最终审批权限为分公司总经理、如总经理外出须作出相应授权（授权书应注名时间、权限范围，以书面或EMAIL发给财务，财务椐此审核），后补办签字。 4、分公司财务应按月统计办事处费用使用情况及单台费用结果，作为各办事处绩效考核参考依据。 5、市场费用的拨付、开支按办事处备用金流程执行。分公司依据各办事处市场费用需求情况，能由分公司直接支付的，由分公司支付；分公司不能直接支付的，报分公司审批后，分公司逐项下拨至该办事处的备用金账户。当月市场活动结束后，由办事处营销助理收集、整理相关核销证明材料和单据，汇总后与有关发票一并交付财务助理，登记备查帐后提交分公司财务申请核销。 办事处需作好当月市场活动的评估，申请核销时同时将市场活动评估总结提交分公司市场经理，否则分公司有权不予以核销该办事处当月市场费用。 公司财务收到手续齐备的核销单据、证明材料后按以上费用核销流程对办事处的上月市场费用进行核销，核销金额充抵备用金账户。 6、所有个人款项的支付必须采用卡对卡方式（或存折对存折）支付，不得支付现金。 三、促销人员工资管理 1、促销人员工资的提取由各分公司选择公司已规定的二种方式进行处理，但方案需报大区财务经理批准并在财务管理中心备案后方能实施。 2、促销员工资定于每月10日发放。办事处于每月5日前将促销员上月考勤表及工资计算单初稿传真至分公司营销部。分公司营销部、行政、财务每月7日前审核完毕报总经理批准。每月7日由分公司财务将需发放促销员工资金额向总公司提出拨付申请。每月9日前收到拨款。每月10日打存折或卡发放。 3、促销员工资发放注意事项 为使促销员工资能够安全快捷准确的发放，要求促销员工资发放采用打存折或卡方式，具体注意事项如下： 促销员在当地分公司指定银行开立自己本人的存折或卡，将存折号或卡号报给办事处行政/财务助理，并填制促销员报销帐号授权一览表（见附件五）。要求必须填制准确，并由促销员签字确认。 每月30日前行政/财务助理将新增促销员报销帐号授权一览表原件寄回公司，由分公司出纳保管。 每月10日出纳依据审核确定的金额将工资存入促销员授权指定卡号。 四、市场督