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办 公 档 案 管 理 工 作 指 引 简 介 编 制 本 手 册 主 要 目 的 是 给 予 物 业 管 理 公 司 各 级 员 工 工 作 中 参 考 ， 尤 其 是 指 导 物 业 管 理 公 司 办 公 文 件 及 档 案 管 理 。 本 手 册 内 容 基 于 物 业 管 理 公 司 环 境 条 件 不 同 ， 故 实 际 施 行 细 节 可 允 许 作 部 分 变 动 ， 但 由 公 司 指 示 而 定 。 本 手 册 内 容 主 要 分 四 大 部 分 ： 一 . 物 业 管 理 公 司 档 案 管 理 制 度 二 . 物 业 管 理 公 司 档 案 保 管 三 . 物 业 管 理 公 司 日 常 规 范 文 本 四 . 物 业 管 理 公 司 发 函 及 通 告 规 定  物 业 管 理 公 司 档 案 管 理 制 度 一、 物 业 管 理 公 司 档 案 管 理 规 定 ： 1. 公 司 各 物 业 项 目 的 档 案 资 料 规 定 由 物 业 管 理 公 司 主 管 (包 括 代 理 主 管 )负 责 监 督 保 管 ， 由 文 员 专 职 文 件 存 档 、 注 记 工 作 。 2. 有 关 物 业 管 理 公 司 验 收 档 案 、 图 则 、 业 主 及 住 户 资 料 、 管 理 制 度 、 合 约 及 附 件 设 备 设 施 档 案 及 保 养 制 度 、 财 务 报 告 、 员 工 人 事 资 料 等 档 案 要 求 集 中 存 档 ， 文 件 柜 要 求 上 锁 ， 未 经 主 管 许 可 ， 他 人 不 得 动 用 。 3. 物 业 管 理 公 司 档 案 资 料 必 须 按 公 司 规 定 要 求 存 档 ， 做 到 图 有 袋 、 文 有 夹 ， 报 告 类 文 件 编 目 录 索 引 ， 档 案 类 文 件 有 存 档 文 件 清 单 及 编 号 目 录 。 4. 物 业 管 理 公 司档 案 目 录 及 存 档 文 件 清 单 每 季 度 上 报 公 司 备 案 。 5. 物 业 管 理 公 司 档 案 在 历 任 主 管 调 职 、 离 任 时 应 向 公 司 或 接 任 者 办 理 移 交 手 续 ， 经 确 认后 方 可 离 任 。 6. 物 业 管 理 公 司 档 案 日 常 需 经 常 使 用 部 分 应 复 印 备 份 ， 原 件 存 放 在 档 案 中 不 得 随 意 使 用 。 7. 因 工 作 需 要 借 阅 、 复 印 专 管 部 分 档 案 资 料 的 ， 需 经 主 管 书 面 确 认 ，如 有 违 反 的 作 泄 密 处 理 。 8. 公 司 将 定 期 巡 查 上 述 规 定 所 提 及 之 要 求 落 实 情 况 ， 对 不 符 合 要 求 的 保 管 责 任 人 将 作 适 当 处 分 。 公司档 案 资 料 因 保 管 不 当 而 导 致 遗 失 、 泄 密 的 ， 对 公 司 管 理 有 重 大 影 响 及 损 害 公 司 利 益 的 ， 公 司 将 视 情 节 轻 重 追 究 当 事 人 责 任 ， 并 保 留 追 究 其 法 律 责 任 的 权 利 。 二 . 物 业 管 理 公 司 管 理 保 密 规 定 ： 在 工 作 范 围 获 有 关 的 公 司 内 部 资 料 ， 业 主 、 用 户 单 元 和 物 业 管 理 处 员 工 个 人 资 料 及 其 内 所 载 有 的 通 讯 地 址 、 联 系 电 话 、 购 /租 合 约 及 金 额 、 特 别 条 款 、 公 司 及 公 司 内 部 情 况 、 业 主 及 用 户 个 人 情 况 等 均 属 工 作 保 密 范围 。 业 主 、用 户 及 员 工 资 料 统 一 存 放 在 办 公 室 文 件 柜 中， 由 专 人 负 责 注 记 及 存 档 等 工 作 ， 由 公 司 主 管 每 周 审 核 ， 其 他 工 作 人 员 未 经 许 可 禁 止 查 阅 。 公 司 物 业 管 理 处 文 件 柜 备 用 钥 匙 由 主 管 保 管 ， 主 管 及 秘 书 因 需 告 假 时 ，经 指 定 的 授 权 人 士 ， 方 可 代 为 执 行 以 上 事 务 。 因 工 作 所 需 而 放 置 于 办 公 室 、 监 控 中 心 、 大 堂 接 待 处 的 业 主 及 业 户 联 系 电 话 、 员 工