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高效会议管理技巧 目 录 第一讲 当今会议面面观 何谓会议 会议的目的 会议的种类及构成要素 会议的频率 会议成本的计算 第二讲 会议效率不高的原因及解决方案 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范 第三讲 开会前的准备工作 1、是否要开会 2、准备工作的作用 第四讲 成功会议的五种策略 1、如何做开场白 2、如何分配发言时间 3、如何掌握议事进度 4、如何达成决议----决策方式 第五讲 主持人的会议管理技巧 1、倾听的技巧 2、会议中的说话技巧 第六讲 如何对待会议中的意外情况 第七讲 主持人与参会者的守则与责任 主持人的守则与责任 参会者的守则与责任 第八讲 会议记录 会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者 第九讲 会后跟进 1、作为参会者的会后跟进 2、作为主持人的会后跟进 3、怎样提高下次会议质量 4、关于习惯  第一讲 当今会议面面观 全球每天要举行数百万次会议。一份美国的调查统计，经理级干部和专业人员每周约花1/4的时间在开会上；中上级的经理约1周2天；资深行政人员则多达1周4天。研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会议平均所占的时间最多。 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 何谓会议 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。 会议的目的 （1）开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 （2）传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 （3）监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 （4）达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 达成协议与解决问题的6个步骤 （5）资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 （6）开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 （7）激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 （8）巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 会议的种类及构成要素 （1）会议的种类： 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 会议的种类 按时间方面的规定性分类 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 定期会议 不定期会议 ● 团体会议 ● 一对一会议 ? ● 面对面会议 ● 电话会议 ● 视频会议 ● 宣布人事安排、讲解政策的会议 ● 当众表扬或批评别人的会议 ● 临时处理突发事件的会议 ● 固定的团队会议 ● 集思广益的会议 （2）会议的构成要素 会议的要素即会议的组成因素，分为基本要素和其它要素两大类。基本要素即所有会议必有的要素（目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程）。其他要素即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料）。 会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。 序 号 会议类别 建议频率 注意事项 1 固定的部门会议 至少每月一次 不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯； 将会议时间记录在笔记上，以防因一时疏忽造成工作上的被动 2 全体会议 至少每两月一次 利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。 3 处理突发事件的会议 随时 切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。 4 一对一会议 按需要 可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。 会议成本的计算 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 会议的时间成本 时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间） 如果时间成本不